Los procesos son excelentes herramientas para organizar el flujo de producción de un producto o servicio en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño.
El correcto uso de los mismos permite una serie de beneficios. Pero su exceso -como en muchos ámbitos de la vida- provoca problemas y genera una burocracia innecesaria, que acaba provocando ralentizaciones y otros efectos no deseados.
Por lo tanto, es importante reducir la burocracia en los procesos “atascados” a través de la automatización de procesos.
¿Alguna vez has oído hablar de este término? ¿Sabes qué es la automatización de procesos? Así que sigue leyendo el artículo hasta el final para comprender sus beneficios y cómo puede ayudar a tu negocio.
Descubrirás cómo automatizar procesos en tu negocio.
Un contexto sobre la importancia de los procesos de negocio
Como mencionamos en la introducción de este artículo, la implementación de procesos es fundamental para que cualquier empresa se organice, aunque sea algo mínimo y con pocos pasos, pero que puede traer un poco de organización en algún ámbito.
Lo importante es que un proceso nunca se define como “terminado”, ya que siempre es importante revisar los pasos y mejorar gradualmente.
Una forma muy utilizada y muy interesante de gestionar procesos es la modelo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar o Ajustar) o, en traducción libre: Planificación, Ejecución, Análisis (o Control) y Acción (o Ajuste).
Este modelo cíclico (también conocido como ciclo PDCA) consiste en definir las etapas del proceso y asegurar -siempre- que el mismo está siendo monitoreado y en constante mejora.
Pero, ¿qué incluye cada fase y cuáles son los beneficios de aplicar este modelo? ¡Veamos cómo automatizar procesos con el ciclo PDCA!
Cuatro pasos para la automatización de procesos: el modelo PDCA
Ahora que comprende qué es la automatización de procesos, aquí le mostramos cómo abandonar un proceso anual e introducir la automatización, utilizando el modelo PDCA:
1- Planificación
En la primera etapa del ciclo, tenemos la definición de algunos elementos fundamentales para que el proceso funcione.
El primer punto es establecer los objetivos y el flujo de acciones que garantizarán -o se aproximarán- a los resultados deseados.
Establecer objetivos nos permite “predecir” algunos puntos de mejora para el futuro, ya que las expectativas nos dan un camino a seguir. Este concepto de previsibilidad es muy importante durante todo el ciclo del proceso, después de todo, nadie quiere que lo pillen desprevenido con un resultado inesperado, ¿verdad?
La segunda etapa de la planificación define los métodos que permitirán el logro de los objetivos.
Por ejemplo:
Un proceso de ventas puede aspirar a lograr 10 nuevos tratos por mes, pero ¿cómo es eso posible? ¿Cuáles son los pasos del proceso que permitirán al vendedor buscar este número?
En este ejemplo, podría definirse como métodos que conducirán a los objetivos:
- La cantidad diaria de prospectos necesarios para alcanzar;
- Definición de seguimiento después de cada contacto;
- Establecimiento de un porcentaje máximo de descuentos por negociaciones;
- Para los prospectos que no responden a un contacto, cómo manejará la situación el vendedor;
- Etc
Como hemos visto, la etapa de planificación busca dar previsibilidad a lo largo del proceso, además de definir un “horizonte” de trabajo, que no es más que un objetivo a perseguir con la ejecución de los métodos contenidos en el proceso.
2- Ejecución
Dejando la parte de planificación, pasamos a la parte de ejecución de la automatización de procesos. Consiste en aplicar todos los métodos previstos para buscar un resultado.
Más que ejecutar, este paso del ciclo PDCA también consiste en recolectar datos para futuros análisis, después de todo, no es posible mejorar algo si no conocemos el problema en profundidad.
Otro punto importante en la fase de ejecución es el tema de la comunicación en cada etapa: no debemos simplemente poner a los empleados a ejecutar una serie de métodos sin conocimientos previos, es necesario capacitar y entrenar la ejecución de los involucrados en el proceso.
3- Análisis (o control)
El proceso fue planificado, los empleados fueron capacitados y la ejecución se está dando con normalidad, sin mayores problemas.
Pero se necesita hacer más para lograr una buena automatización de procesos.
Como mencionamos en el punto anterior, la ejecución debe proporcionar un medio para medir su desempeño, ya que estos datos se aplicarán en el momento del análisis.
Con los datos en la mano, es necesario verificar que la ejecución se desarrolle con normalidad y, con ello, si será posible alcanzar los objetivos.
Es común que este paso identifique varios puntos de mejora, ya sea acelerando un paso de ejecución o agregando más controles para garantizar la seguridad en un momento dado.
Una vez que se identifican las desviaciones, podemos pasar al siguiente y último paso de la automatización de procesos: el paso de acción (o ajuste).
4- Acción (o ajuste)
Proceso planificado, ejecutado y analizado, es hora de realizar un ajuste fino para obtener la máxima eficiencia de cada paso, antes de la automatización definitiva del proceso.
En la última etapa del ciclo PDCA, tenemos el proceso de mejora continua, donde centraremos los esfuerzos para hacer ajustes o, en su caso, mejorar lo que ya está funcionando muy bien.
Básicamente, el paso de acción se divide en 3 elementos:
- Acciones de mejora continua: donde se identificarán puntos que no son un problema para el proceso, pero que pueden tener apalancado su desempeño; Ejemplo: cómo mejorar el rendimiento del registro de usuarios en un sistema CRM.
- Acciones de prevención de fallas: donde se identificarán puntos críticos en la ejecución de un proceso y que pueden tener graves consecuencias; Ejemplo: no hay respaldo para el registro de usuario en el sistema ERP, ¿cómo se resolverá esto para evitar un problema grave en caso de pérdida de datos?
- Acciones de corrección de fallas: este es el peor de los casos, ya que implica manejar un problema, previsto o no, que ha sucedido. Aun así, esta acción es muy importante para el ciclo en su conjunto. Ejemplo: Los datos de los usuarios del sistema se han dañado, ¿cómo procedemos?
Como hemos visto, el paso de acción es fundamental para el ciclo PDCA, y dentro de un buen proceso en general. Sin ella, seguramente nos quedaremos con un proceso incompleto y peor: susceptible a errores de planificación.
Siguiente paso: identificación de puntos a automatizar
Ahora que tenemos un contexto del modelo PDCA y sus beneficios, solo nos centraremos en los dos últimos pasos: Análisis y Acción.
Para este punto, necesitamos hacer un ejercicio mientras observamos la ejecución de un determinado paso en un proceso. Con 3 sencillas preguntas podemos hacernos una idea de lo que podemos mejorar a través de la automatización:
- ¿Cuánto tiempo dedico a realizar la tarea?
- ¿Tengo suficiente información para tomar una decisión o analizar más profundamente?
- ¿Cuánto le cuesta a la empresa este paso?
Dentro de la realidad de su empresa, muchas horas en la ejecución de tareas y costos pueden ser señal de la necesidad de intervención. La falta de más datos para el análisis también indica que hay algo que mejorar.
Lleve este análisis a su realidad y vea si, de hecho, hay margen de mejora.
Pero, ¿cuál es el problema con los procesos manuales?
Pocas personas intentan pensar en ello, pero los procesos manuales, la mayoría de las veces, generan una pérdida de tiempo y dinero para las empresas, además de impedir un análisis más profundo de la situación.
Imagina administrar un embudo de ventas a través de hojas de cálculo de Excel. Aunque funciona, hasta cierto punto, se vuelve inviable a gran escala.
Dentro de este ámbito, es necesario que un empleado se dedique a mantener la hoja de cálculo actualizada y funcionando.
Cualquier información necesaria tendrá que pasar por esta persona, que puede verse abrumada por las solicitudes para mantener este embudo.
En este sentido, un sistema CRM optimiza el tiempo de la empresa y permite que varias personas tengan fácil acceso a la información, cuando la necesitan y mucho más rápido que el ejemplo anterior.
El sistema automatiza las tareas de gestión de embudos, ahorrando tiempo y dinero al tener un empleado dedicado a esta tarea.
Automatización de procesos: cuestiones clave y ventajas
Una vez que se ha identificado el problema dentro de una etapa determinada, es hora de actuar.
Para identificar si una herramienta resolverá el problema causado por el proceso manual, es necesario prestar atención a estos elementos:
- ¿Cuánto costará la automatización?
- ¿Habrá algún ahorro de dinero después de la implementación?
- ¿Habrá ahorros de tiempo después de la implementación?
- ¿Habrá mejora en la toma de decisiones?
- ¿Tendré más seguridad de la información?
Si la respuesta es afirmativa a todas (oa la mayoría) de las preguntas anteriores, sin duda se beneficiará de la automatización de procesos. De hecho, la gran mayoría de las empresas de rápido crecimiento necesitan automatizar sus procesos. Así que probablemente este también sea tu caso.
Si es posible, calcule cuánto tiempo y dinero se ahorrará con la automatización. Además de contribuir a la adopción de la herramienta, esto demostrará a otros empleados la importancia de la automatización, rompiendo las barreras que traerá el cambio.
Bonificación: ¿cómo encontrar herramientas de automatización de procesos?
De acuerdo, comprende toda la importancia de la automatización de procesos, pero ¿cómo puede comenzar a pensar en ello o encontrar una solución, si la hay?
Un consejo valioso es ir a su motor de búsqueda favorito y buscar lo que necesita para automatizar:
“Automatización” + “Nombre del proceso”
Por ejemplo:
“Automatización del reembolso de gastos”
o
“Automatización del embudo de ventas”
Y por ahí va. Seguro que descubrirás varias opciones para tu caso.
Conclusión: la importancia de sustituir el proceso manual
Reemplazar los procesos manuales es fundamental para ahorrar recursos de la organización, pero también contribuye enormemente a mejorar el desempeño de los empleados y utilizar su conocimiento de manera eficiente.
Actualmente existen en el mercado varias herramientas que buscan solucionar problemas específicos en diferentes áreas. Por ello, cada vez es más fácil buscar alternativas y mejorar los resultados empresariales.
Aproveche estas soluciones y optimice la gestión de su empresa. Seguramente esto marcará una gran diferencia en el futuro.
Guilherme Costantin Tângari es Ingeniero Eléctrico con Maestría en Ciencias de la Computación y trabajó durante 5 años como CTO de la startup MahaGestão, que tuvo la oportunidad de exhibir en Techcrunch disrupt. También fue CEO de una fábrica de aplicaciones móviles y actualmente se desempeña como CEO de Espresso, una startup B2B enfocada en Reembolso de Gastos Corporativos, que fue acelerada por la mejor aceleradora de startups de América Latina, ACE, y ya cerró dos rondas de inversión.
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