Entonces, cerraron la venta después de largas negociaciones y reuniones. Y acaba de volver del cliente con todo esquematizado y detallado en la presentación de Power Point que hizo con maestría.
Ahora solo queda enviarle la propuesta de servicio comercial para que la firme.
— ¡Que bueno!
Luego, tomas la última propuesta de cotización de servicio comercial que hiciste para otro cliente y comienzas a jugar los dados PPT con ella, para ahorrar tiempo. Imprímelo y haz que el motoboy lo tome al día siguiente.
Resultado: algunos datos se ingresan incorrectamente; aparecen plazos, valores y presupuestos con algunos errores e incluso se cambia el nombre de la empresa.
Afortunadamente, logra revertir la situación a tiempo y le pide al motoboy que regrese y obtenga el documento correcto.
Pero, ¿y si la propuesta de prestación del servicio hubiera salido mal?
Por ello, es fundamental saber armar una propuesta completa de prestación de servicios. Descubre el paso a paso:
- Antes de empezar a redactar la propuesta de prestación de servicios, tener a mano todo el material
- Organizar la información
- Identificar al contratista, contratista y servicio en la carta de propuesta de servicio
- tabla de contenido o índice
- Presentación de la empresa
- Objetivos
- Metodología
- Alcance
- Cronología
- Valores de inversión
- Archivos adjuntos
¿No tienes tiempo para leer el contenido? ¿Te gustaría poder acompañarte mientras conduces, caminas o haces otra actividad? Así que no pierdas el tiempo y escucha este artículo completo. ¡Simplemente haz clic en reproducir! Agradecemos tu opinión en los comentarios 🙂
Lo que comprobarás:
¿Qué es una propuesta de servicio?
Propuesta comercial de servicio es un documento utilizado para formalizar las condiciones de una transacción comercial para la prestación de servicios entre una empresa o incluso un autónomo y el cliente que recibirá el servicio prestado.
La propuesta debe contener todos los detalles de la prestación del servicio, tales como tiempo de inicio y entrega, costos, forma de pago, medidas que deben tomar ambas partes, inspecciones y otros.
Así, si existe algún desacuerdo sobre lo que realmente se entregó y lo que se ordenó, las propuestas de prestación de servicios pueden utilizarse para verificar exactamente lo que se acordó entre las partes.
¿Cómo preparar una propuesta de prestación de servicios?
La anécdota contada al inicio del texto deja clara la necesidad de mucha calma y concentración a la hora de realizar propuestas comerciales de servicios.
Lo cierto es que no hay forma de hacer una propuesta de servicio sin dedicarle un tiempo específico.
De hecho, puedes y debes seguir un guión, pero evita “recalentar” las propuestas comerciales: cada caso es un caso y tu venta consultiva así lo demuestra, llevando siempre la mejor solución a ese cliente.
Aquí hay una advertencia: una propuesta para brindar un servicio es bastante diferente de una presentación comercial.
La presentación se suele hacer en Power Point.
Explicas detalladamente los puntos importantes y ajustas, hasta cerrar la venta.
Y, oh sí, envía la propuesta de prestación de servicios: un documento que se firmará.
Si desea mejorar sus habilidades de presentación, lea este artículo: 7 consejos de lenguaje corporal para su próxima presentación comercial
De hecho, según los casos, en ocasiones merece la pena entregar personalmente la propuesta comercial de servicios, ya que la estructura de la empresa contratante te da más proximidad con el comprador.
Un vendedor inteligente puede incluso tener la propuesta de servicio “bajo la manga” para firmarla tan pronto como termine de presentar el PPT al cliente.
Pero es muy difícil que lo presentado pueda ser pactado sin algunos ajustes en términos de tiempo, alcance o precio.
Pero sigue siendo una buena táctica.
Aclarado esto, sigamos: ¿cómo armar una propuesta comercial de servicio completa?
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11 pasos para elaborar una propuesta de servicio completa
¡Lea estos consejos sobre cómo hacer una propuesta de servicio y crear la presentación de cotización de servicio perfecta!
1. Ten a mano los materiales que necesitas antes de empezar a escribir
Una propuesta adecuada de prestación de servicios debe tener una presentación perfecta.
¿Su empresa cuenta con una carpeta o carátula personalizada para propuestas de cotización de servicios, con logotipo?
Sería interesante proporcionarlo, si aún no lo tiene.
Además, ¿usáis papel con membrete? Siempre da más elegancia y demuestra solidez.
Si prefiere simplemente agregar el logotipo de su empresa a una “plantilla” mundial, verifique cuidadosamente que esté en alta definición y sin daños.
Finalmente, si vas a incluir hojas de cálculo, cronogramas y organigramas en la propuesta de prestación del servicio, presta atención a la maquetación.
Al imprimir, asegúrese de que las letras estén en un tamaño que sea fácil de leer. Si es necesario, imprima en hojas más grandes.
Además, si lo crees oportuno, añade un gráfico correspondiente a estas tablas, para que sea más fácil de visualizar.
Los programas de hojas de cálculo suelen tener una forma rápida y automática de hacer esto.
2. Organiza la información
Antes de comenzar a armar el archivo digital de la propuesta de prestación del servicio, verifique que tenga todos los cálculos, documentos, planillas y cronogramas en orden, con el fin de agilizar el proceso de elaboración de la propuesta comercial del servicio.
Recuerde liquidar los montos con el administrador financiero de la empresa, para evitar discrepancias posteriores.
Ahora sí: ¡vamos a los elementos de la propuesta de servicio comercial!
3. Identificar al contratista, contratista y servicio
En la primera página de la propuesta de servicio, generalmente se dirige a la persona que firmará en nombre de la empresa, aclara el servicio que se prestará (con un resumen muy breve) y firma en nombre de su empresa.
Algo así:
A la Empresa Contratante
Al cuidado de Fulano da Silva
Estimados señores,Presentamos nuestra propuesta de servicios de consultoría:
Dividido en 3 fases:
- Diagnóstico
- Desarrollo del proyecto
- Despliegue de la solución
Saludos,
Nombre del vendedor
Empresa contratada (suya)
4. Haz una tabla de contenido o un índice
Cuando haya terminado de escribir su propuesta de servicio, regrese a esta página y agregue cada tema con el número de página correspondiente al lado, eso es todo.
5. Presenta tu empresa
Esta parte no es obligatoria, pero puede ser interesante incluir un resumen de las características de la empresa, cuándo se fundó, sus especialidades, sucursales y otra información relevante.
Si realmente quieres saber cómo hacer una propuesta de servicio y crees que es importante poner una presentación de la empresa, entonces haz lo mejor que puedas en esta parte.
Aquí hay algunos consejos para hacer una gran presentación de su empresa:
- Comience con el pie derecho, use un eslogan, como una buena cita.
- Utilice datos y testimonios que muestren el éxito de su solución.
- Resalta tus diferencias, lo que convierte a tu empresa en la favorita de tus clientes.
- No pierdas el tiempo con información superada, como “llevamos X años en el mercado”.
- Recuerda adaptar el idioma al perfil del cliente.
- Finalice con un resumen de los temas (máximo 6 líneas).
Leer más: 7 técnicas para presentar tu empresa y ganar clientes
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6. Describir los objetivos
Describe los beneficios que la empresa logrará al adoptar su solución.
Es decir: porque le vale la pena hacer esa inversión.
Una vez que el proyecto esté en pleno apogeo, ¿cómo generará más valor esta empresa?
¿Qué resultados se esperan?
Este post te puede ayudar: Descubre la ecuación que te enseña a crear valor para el cliente
7. Explicar la metodología para alcanzar los objetivos
Ahora, explique en la propuesta de prestación del servicio cómo se alcanzará este objetivo, qué profesionales participarán, qué técnicas se utilizarán, software, equipos y otros recursos.
8. Detallar el alcance
Tenga cuidado de no confundir metodología con alcance.
El alcance detallará todas las entregas y todos los recursos para dejar claro su cantidad, horario de trabajo, nivel profesional y demás información.
La metodología no necesita definir todos estos números. Vea un ejemplo:
Si en la metodología se dijera que el equipo auditará los procedimientos de stock, el alcance podría ser así:
70 horas de consultoría en procedimientos de inventarios, involucrando un líder de equipo, con posgrado en finanzas, 2 analistas con educación superior y un asistente técnico.
La consultoría requerirá 3 visitas a la empresa con acceso a las instalaciones de stock y al cabo de 2 meses se entregará un informe detallado.
9. Presentar el horario
No hay forma de preparar una propuesta de prestación de servicios sin un cronograma.
Mostrará las fechas de entrega de todo lo prometido en el alcance. También puede haber un calendario de pagos, ya que se producen entregas parciales.
Pero eso debería estar en el siguiente tema. Lo ideal es utilizar esquemas gráficos para ello, con ayuda de hojas de cálculo electrónicas.
10. Aclarar los valores de inversión
Aquí pondrás el precio, eventualmente con un cronograma de desembolsos parciales.
Dependiendo del caso, es interesante estipular ya una multa para el caso de retraso y también una vigencia de la propuesta de presupuesto del servicio.
Así, si se firma con posterioridad a la fecha, los valores podrán ser revisados.
11. Si es necesario, incluya archivos adjuntos
Sólo se incluirán anexos en la propuesta de prestación del servicio en caso de ser necesarios.
Pueden ser planos, gráficos, hojas de cálculo más detalladas, imágenes, diagramas, mapas y otros documentos que facilitarán la comprensión de la información de la propuesta comercial de servicios.
¿Cómo recoger una respuesta de la propuesta comercial?
La verdad es que cobrar respuesta a una propuesta comercial es muy delicado. Por lo tanto, debe tener cuidado y tomar medidas antes de que el cliente “ruede” para responderle.
¿Me gusta?
¡Simple!
Al enviar la propuesta, deje en claro la fecha en que necesita que se le responda. ¡Simples así!
¿Quieres un ejemplo?
Así que échale un vistazo:
Estimado Sr. Fulano de Tal,
Adjunto nuestra propuesta de servicio comercial con todos los detalles solicitados.
Me encargué de resaltar cada detalle para que todo sea claro y fácil de entender.
Cuenta con su respuesta hasta ese día, para poder mantener las concesiones especificadas.
Esperamos su pronta respuesta,
Fuerte abrazo,
Beltrán
Con esto, si el cliente no responde el día programado, puede enviar un correo electrónico recordándole que es posible que no pueda mantener las condiciones que puso en la propuesta. Si no responde, llama “preocupado” cuando lo ayudes a cerrar la comparación.
¿Cómo puedo ayudar? ¿Hay algo que podamos ajustar?
¡Recuerde ser el mejor consultor para que su negocio sea un éxito, no un llenador de pedidos!
¡Listo! Ahora solo es cuestión de hacer una linda propuesta de presupuesto para la prestación de los servicios.
¿Qué hacer después de enviar la propuesta?
Si crees que solo haces la propuesta y “te olvidas”, estás muy equivocado.
Es fundamental mantener la relación con el cliente, hacer ajustes, volver a conversar y brindar toda la ayuda que el cliente desea para ser persuadido a cerrar el trato.
Recuerda si: enviar una propuesta comercial de servicios es solo el comienzo de un largo viaje para el cliente hacia el cierre del trato.
Vea esta guía paso a paso sobre cómo hacer un buen seguimiento de ventas:
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