Analice cuidadosamente y aprenda cómo cobrarle a un cliente por correo electrónico de manera elegante y efectiva
Saber cómo cobrarle a un cliente por correo electrónico siempre es un dolor de cabeza para cualquier vendedor. Especialmente si eres un buen cliente.
Con la actual crisis económica, la morosidad y los retrasos en los pagos se han vuelto cada vez más constantes.
Segundo Datos de Banco Bradescodivulgado en febrero de 2017, las micro, medianas y pequeñas empresas tienen una tasa de morosidad con relación al banco de 8,62%, es decir, casi una de cada 10 de estas empresas le debe al banco.
Entonces, una situación similar está ocurriendo con varias otras empresas en el mercado, quienes también enfrentan un aumento en estos incidentes con sus clientes corporativos.
Para reducir los costes de cobro se han tomado algunas medidas, como el cobro a los clientes por correo electrónico.
Sin embargo, esta práctica debe estar rodeada de mucho cuidado para evitar resbalones. Aquí se explica cómo cobrar correctamente a un cliente por correo electrónico.
Un informe del G1 muestra que la morosidad corporativa alcanzó casi el 12% el año pasado
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6 consejos sobre cómo cobrar a un cliente por correo electrónico
Como en todos los asuntos relacionados con las empresas con las que vende sus productos y servicios, gestión de relaciones con los clientes es fundamental.
Conocer profundamente a tus clientes puede ayudarte tomar la mejor decisión en una situación como esta.
Tener información sobre quién es el que toma las decisiones o saber, por ejemplo, si debe hablar directamente con el propietario, el comprador o el departamento financiero, ya puede hacer que sea mucho más fácil cobrar a un cliente por correo electrónico.
Además, estar bien informado sobre la gestión financiera de la empresatambién puede ayudar a predecir si se producirá el incumplimiento, haciendo que el vendedor se anticipe e incluso puede sugerir durante las negociaciones de venta una forma de pago más fácil o solicitar garantías más seguras para la empresa.
Vea los consejos y descubra cómo estar bien informado sobre sus clientes es siempre la mejor práctica.
1- ¿Es el vendedor quien debe enviar el email?
Esto varía mucho de una empresa a otra y de la relación del vendedor con el cliente y su comprador.
Pero algunas organizaciones prefieren no involucrar al vendedor o al gerente de cuenta en asuntos de facturación, manteniendo esa negociación restringida a los departamentos financieros de las dos empresas.
2- ¿Debe llamar el vendedor antes de enviar el email?
Otra situación embarazosa. La llamada siempre será más personal y puede resultar muy desagradable hablar de ello con el cliente.
Por otro lado, a veces solo hubo una confusión en la empresa, o se perdió un boleto, y su cliente puede estar molesto porque no llamó.
Nuevamente, este es un problema que solo la experiencia del vendedor puede resolver, pero en general, es mejor enviar un correo electrónico formal e impersonal directamente, como si fuera algo automático generado por su empresa cada vez que un pago se retrasa.
3- Aspectos legales
Otro cuidado muy importante es el carácter oficial que significa el envío de un correo electrónico de facturación. Por ello, es fundamental comprobar todos los datos, sigue esta lista de comprobación:
- Consulta todos los datos de la empresa
- Estar absolutamente seguro de que la factura no ha sido realmente pagada
- Ser formal y educado
- No haga amenazas, solo hágales saber que “en nuestros registros no hay ningún pago”
- Consultar el monto a cobrar, para evitar ser sancionado por cobro indebido
- Incluya al final: “si ya se ha realizado el pago, ignore esta comunicación”
Lo ideal es pedirle al departamento legal de su empresa que haga un modelo del contenido de este tipo de comunicación, así no habrá manera de cobrarle a un cliente por correo electrónico y cometer un desliz legal.
Verifique toda la información antes de enviar el correo electrónico.
4- Analizar el poder de negociación
¿Cuál es el poder de este cliente en relación con su negocio? ¿Quién depende más de quién? Esta no es una cuenta mezquina, ni se trata de no ayudar a su cliente cuando más lo necesita. Es exactamente lo contrario.
Los vendedores experimentados, particularmente aquellos que venden a empresas minoristas, saben que no hay forma de cobrarle a un cliente por correo electrónico si es un distribuidor muy fuerte en el mercado.
Imagina que comprometes tu relación con una gran cadena y supermercados, a veces, por un desliz que se ha extraviado.
Así que tenga mucho cuidado al facturar a sus clientes por correo electrónico.
En algunos casos, esperar dos o tres días antes de hablar puede ser una buena idea debido a una relación anterior.
5- Reglas de tu empresa
Algunas empresas definen las llamadas reglas de negocio, creadas para simplificar procesos y evitar perder el tiempo al tomar decisiones como esta.
Y esto tiene mucho que ver con lo dicho anteriormente sobre el poder de negociación.
Imagínate una distribuidora de bebidas a nivel nacional, que tiene en su portafolio de productos refrescos, jugos y cervezas, si cada vez que uno de los 500.000 bares que atiende se atrasa en el pago, tiene que detenerse a pensar cómo cobrarle al cliente por correo.
Simplemente, determinados perfiles de clientes y los importes de las facturas van directamente a la colección del banco si caducan.
Otros clientes y otros valores deben ser analizados, ya sea por el vendedor o por el departamento de finanzas, y así sucesivamente.
6- Facturación profesional
Después de enviar el correo electrónico, es importante intentar contactarlos por teléfono en caso de que la situación no se resuelva. El convenio es siempre la mejor solución, pero es necesario medir si el esfuerzo de cobranza vale la pena, o si será mejor para la empresa trasladar esta actividad a una firma especializada en este tipo de acciones legales, reduciendo costos internos que puede que no valga la pena.
Cobrar a los clientes nunca es una tarea fácil: a veces es recomendable llamar antes de enviar el correo electrónico.
Ahora que sabe cómo cobrarle a un cliente por correo electrónico, ¿qué tal si mira los consejos para vender por correo electrónico? Verificar: Cómo escribir un correo electrónico de ventas asesino