HubSpot realizó una encuesta de especialistas en marketing e identificó una relación positiva entre las oportunidades creadas a través de un modelo de flujo de ventas y la generación de ingresos.

A medida que más prospectos ingresan a la canalización de ventas, también aumentan las posibilidades de superar o alcanzar los objetivos establecidos de ventas e ingresos.

Por lo tanto, el primer paso para lograr el éxito esperado con su planificación es construir un modelo de flujo de ventas eficiente . Además de evaluar frecuentemente tu desempeño y extraer métricas que muestren los resultados. 

¿Sabes qué es un pipeline de ventas y por qué es importante para el trabajo de ventas? Si solo ha oído hablar del término y quiere aprender cómo crear una gestión de canalizaciones que realmente funcione, siga leyendo mientras explicamos todo paso a paso en esta GUÍA. ¡Buena lectura!

¿Qué es un pipeline de ventas?

El embudo de ventas o embudo de ventas es el conjunto de pasos que forman el proceso de ventas de una empresa o producto en particular.

El término inglés ‘oleoducto’ puede traducirse como un oleoducto o gasoducto que son estructuras que conducen una determinada sustancia (petróleo o gas) a un punto determinado.

Entonces, cuando una empresa crea su modelo de flujo de ventas , está creando un camino a través del cual un cliente potencial pasará de conocer la empresa a convertirse en cliente.

Esta característica es importante porque permite que el equipo de marketing y ventas tenga una visión general de las actividades de la empresa.

Además, los gerentes de ventas pueden hacer proyecciones de la cantidad de ingresos que se pueden generar de acuerdo con el volumen de clientes potenciales que se nutren y administran en este proceso.

Por supuesto, todo esto depende de la velocidad a la que adquiera el embudo de ventas cuando se está ejecutando. 

El movimiento varía, estimulado por las características y el comportamiento de cada lead, como el interés en su solución, la urgencia de implementación, cuánto saben sobre el tipo de servicio, capacidad para tomar decisiones, etc. 

Ahora que sabe qué es un canal de ventas y su importancia, aprenda paso a paso cómo crear un canal de ventas para su empresa. 

Cómo construir un embudo de ventas en 4 pasos

1. Cree una plantilla de flujo de ventas

El primer paso para construir un canal de ventas es definir la secuencia de pasos que los futuros clientes seguirán cuando se comuniquen con la empresa.

Este orden puede hacerse desde cero o simplemente ser una reorganización lógica de los pasos que ya existen en el trabajo de ventas para que sean más fáciles de entender y seguir. 

Piense en el perfil de las empresas a las que atiende o incluso en el servicio que se vende para definir los pasos que conducirán mejor a los prospectos. 

Un punto importante de cómo construir un canal de ventas es guiarlo de forma natural y sin prospectos abrumadores desde el contacto inicial hasta la finalización de la venta. 

Un ejemplo de secuencia de pasos para un modelo de pipeline de ventas es:

  • Nuevos prospectos: prospectos que aún no han sido contactados;
  • Primer contacto : prospectos contactados por correo electrónico o llamada telefónica;
  • Reunión programada : clientes potenciales que ha programado una fecha y hora para la conversación;
  • Propuesta enviada : reuniones que resultaron en la solicitud de propuesta con valores;
  • Cierre : lead convirtiéndose en cliente, concluyendo el proceso con la firma de un contrato. 

Dependiendo de tu tipo de servicio, el proceso de cómo construir un embudo de ventas puede ser más laborioso e incluso tener más pasos. 

Pero sea juicioso y evite extender demasiado este camino para que el cliente y los miembros del equipo puedan evolucionar el contacto con agilidad fase a fase. 

Un consejo es personalizar tu modelo de pipeline de ventas de acuerdo al perfil de cómo le gusta comprar a tu cliente. A continuación mostramos un ejemplo de gestión de pipelines creado dentro del software Agendor. 

2. Estima algunos números estratégicos

Una empresa que aprende a crear un canal de ventas tiene como objetivo hacer que sea más fácil alcanzar y realizar un seguimiento de los objetivos de ventas .

Con un pipeline de ventas es posible alinear y proyectar algunos números importantes que influirán en el desempeño del trabajo.

Por ejemplo, ¿cuántos prospectos necesita poner en proceso para alcanzar la meta de obtener nuevos clientes por mes?

Hacer esta estimación es importante, ya que no todas las oportunidades que se presenten darán como resultado clientes cerrados.

Entonces, con el embudo de ventas, el equipo puede determinar los números para cada etapa del embudo de ventas para que no pierdan de vista los objetivos de gestión a lo largo del mes. Además de poder visualizar la capacidad de conversión del sistema creado.

3. Determinar las acciones para cada paso

Luego de definir un modelo y hacer algunas proyecciones de números, el siguiente paso de cómo construir un pipeline de ventas es determinar las acciones de cada etapa para que el prospecto se mueva entre ellas.

Estas acciones están encaminadas a promocionar el servicio y generar una respuesta que avance de forma natural al prospecto, como descubrir interesados ​​en la solución, concertar una reunión, presentar una propuesta con presupuesto, etc.

Incluya en su plan de acción uno que sea clave para pasar al siguiente paso. También ten un plan B , en caso de que la respuesta no sea la que esperabas para que el prospecto no se “congele” y sea contactado nuevamente. Esto mantendrá su tubería en movimiento.

Las acciones que defina se pueden vincular a los números del paso 2 (número de clientes contactados, número de propuestas enviadas, clientes cerrados por semana) para construir un flujo de ventas sostenible. 

4. Organice una rutina para traer nuevas oportunidades a la cartera

Los pasos anteriores sobre cómo construir un canal de ventas solo funcionarán si el canal se llena periódicamente con nuevas oportunidades.

No se trata solo de cantidad, sino de atraer prospectos con calidad y el potencial para responder positivamente a los estímulos de ventas presentados.

Para que esta tarea no quede de lado, establezca con los miembros responsables en qué horarios del día se realizarán estos contactos.

Puede probar diferentes opciones para ver cuál es la más efectiva para el equipo en su conjunto. 

¿Todos los días a la misma hora? ¿Siempre los lunes por la mañana? semanalmente los miercoles? Vale la pena revisar el perfil del público objetivo y sus preferencias generales para realizar acercamientos en un momento conveniente.

Mantener un ciclo de ventas es un desafío para los equipos y la automatización puede ayudar mucho en este proceso. 

Un buen software de gestión de ventas puede ayudarlo a cerrar más tratos. Descubre todo lo que un software CRM puede hacer por tu empresa en este post.

En resumen, crea un modelo de tubería ideal, estima algunos números estratégicos para alcanzar tus objetivos, determina las acciones de cada etapa del embudo y establece una rutina para traer nuevas oportunidades al embudo de ventas.  

Cerramos el primer paso de nuestra guía y ya sabes cómo construir un pipeline de ventas que traiga buenos resultados a tu empresa.

A continuación, detallaremos puntos importantes sobre cómo gestionar tu pipeline de ventas, extrayendo métricas, acelerando acciones y limpiando acciones que pueden entorpecer tu evolución. ¡Sigue leyendo!

Consejos para una buena gestión de pipelines

Indicadores de rendimiento y velocidad del embudo de ventas

Cada empresa lleva a cabo su modelo de pipeline de ventas a una velocidad y dentro de un formato ideal. 

Tanto los que tienen un mayor volumen de operaciones como los más pequeños necesitan organización para extraer indicadores de desempeño para mejorar el proceso.

Algunos ejemplos de métricas de rendimiento que debe rastrear son:

  • Número de prospectos en proceso: cuántos prospectos calificados está generando el trabajo;
  • Valor medio de las propuestas: valor, en promedio, de los contratos cerrados;
  • Valor total del canal de ventas: Cálculo del valor potencial que todos los clientes potenciales calificados que ingresaron al canal son capaces de generar.
  • Velocidad de canalización: tiempo que tarda un cliente en cerrar un trato. 

Estos indicadores de desempeño están directamente relacionados con la organización del pipeline y el trabajo realizado por el equipo para lograr el objetivo de ventas.

También ayuda al equipo de marketing a explorar mejor los canales de ventas utilizados para generar clientes potenciales con un potencial cada vez mayor para dar como resultado ventas cerradas. 

Mirando estos cuatro indicadores, si todos tienen un crecimiento constante, su esfuerzo por aprender a construir un canal de ventas valdrá la pena.

Un destaque en este proceso es la rapidez del pipeline que es una demostración de lo dinámico que es el trabajo y los pasos alineados con su propósito. Entendamos mejor este indicador. 

Cálculo de la velocidad del embudo de ventas

El cálculo de la velocidad de la tubería determina qué tan rápido viajan los clientes potenciales a través del embudo de ventas de la empresa para convertirse en clientes.

La fórmula incluye las siguientes variables:

Número de oportunidades en proceso X tasa de cierre general (en porcentaje) X valor promedio de contratos ($) ÷ duración del ciclo de ventas (en días).

Pongamos un ejemplo práctico: una empresa tiene 60 oportunidades en cartera. La tasa de cierre es del 30% con un valor de contrato promedio de R$ 5.000. El ciclo de venta dura un promedio de 30 días. 

De esta forma, la velocidad de la tubería será:

60 x 0,3 x 5.000 / 30 = R$ 3.000

Es decir, diariamente, la empresa tiene R$ 3.000 en negocios potenciales en su modelo de pipeline de ventas. 

¿Y cómo hace que estos factores funcionen para generar una velocidad positiva para las ventas? Invierte tus esfuerzos para mejorar las siguientes estrategias:

  1. Generación de prospectos: el trabajo del equipo para atraer nuevos prospectos al embudo de ventas es fundamental para mantener activo el pipeline;
  1. Capacitación en técnicas de venta y negociación para obtener más ofertas y aumentar la tasa de cierre general;
  1. Use la venta cruzada y la venta ascendente para crear ofertas personalizadas que agreguen más servicios o se dirijan a clientes más grandes para aumentar el ticket de contrato promedio; 
  1. Mejore el ciclo de ventas al eliminar los cuellos de botella que retrasan el movimiento de una etapa del pipeline a otra. 

Otro indicador clave de rendimiento es la tasa de conversión de cada etapa del embudo. Esta métrica lo ayuda a monitorear el desempeño de cada fase y encontrar posibles cuellos de botella. 

Siguiendo estos indicadores, el seguimiento de los procesos y el equipo ganan una mejor orientación y se pueden hacer ajustes a tiempo, antes de generar problemas más complejos. 

Cómo optimizar la gestión de tuberías

Además de los indicadores de seguimiento, otras características ayudan a optimizar la gestión de canalizaciones. Son elementos sencillos que agilizan la ejecución de algunas tareas y ayudan al equipo comercial a ser más eficiente.

Vea a continuación cómo hacer que trabajar con el canal de ventas sea más productivo: 

  • Utilizar herramientas para automatizar el seguimiento de tareas que se repiten, como el seguimiento de clientes;
  • Llevar a cabo reuniones de alineación periódicas con el equipo de ventas para alinear las actualizaciones en el canal de ventas;
  • Invierta en estrategias para obtener datos más específicos de los prospectos para personalizar el argumento de venta . Al comprender mejor las necesidades, los problemas y las limitaciones de los clientes potenciales, las propuestas pueden personalizarse cada vez más;
  • Utilice el software CRM para automatizar todo el seguimiento del viaje del cliente , facilitando el paso al equipo que tiene toda la información de trabajo actualizada en tiempo real;
  • Defina una periodicidad para analizar el flujo de ventas y lo que debe mejorarse. El mercado y los clientes cambian, tu empresa debe hacer lo mismo.

¿Su empresa ya ha implementado un CRM?

El uso de software CRM optimiza en gran medida las acciones de relación con el cliente. Las acciones realizadas en el sistema se pueden personalizar fácilmente.

Los ajustes se pueden ajustar tantas veces como sea necesario. Y realmente, a medida que pasa el tiempo y aumentan las operaciones de venta, es importante adaptar el CRM al nuevo escenario.

Un buen CRM ofrece las funciones que mencionamos en esta publicación y, si aún no ha adoptado uno para su empresa, realice una investigación exhaustiva y utilice los períodos de prueba para ver las funciones en la práctica. 

Es importante que todo el equipo se lleve bien con el sistema y que sea fácil de usar para todos. 

Para hacer una inversión lo más precisa posible, intente responder las siguientes preguntas: 

  • ¿Este CRM ayuda al equipo a mantenerse enfocado en las tareas?
  • ¿El sistema proporciona una visión global de todas las operaciones de venta en curso? 
  • ¿Qué ventajas tiene el software para la organización del trabajo?

Cómo eliminar los cuellos de botella en el embudo de ventas

Aprender a crear un canal de ventas es tan importante como mantenerlo en funcionamiento. Cualquier error en uno de los pasos afecta a todos los pasos siguientes, ya que se conectan.

Por eso, pasar un “peine fino” de vez en cuando ayuda a identificar cuellos de botella y limpiar procesos redundantes que interfieren en los resultados.

Aquí hay algunas revisiones para realizar en su modelo de flujo de ventas para una gestión eficiente:

1. Analizar si hay prospectos “atascados” en el embudo

Ya hemos mencionado a lo largo de la publicación que no todos los clientes potenciales se convierten en clientes y es posible que no avancen de alguna etapa del embudo.

Pero también citamos la importancia de realizar nuevos estímulos de venta según su etapa para devolverlos al pipeline.

Por otro lado, si estas estrategias no funcionan, la mejor alternativa es eliminar el plomo del sistema. Para no desperdiciar ninguna oportunidad, utilice como criterio el tiempo promedio del ciclo de ventas.

Si un cliente potencial ha estado en espera durante más tiempo que el promedio después de uno o más intentos de reingreso, elimínelo del sistema.  

2. Pruébalo una última vez antes de tirarlo

El propósito de aprender a construir un canal de ventas es aprovechar cada oportunidad que se presenta a la empresa.

Por ello, selecciona los leads “congelados” y haz una última campaña de reactivación para intentar revivirlos. 

Si usa un CRM, puede incluir clientes que no responden a una lista de contactos en 6 meses o 1 año, por ejemplo.

3. Mantén la base de datos actualizada

Es importante hacer un seguimiento de las propuestas en curso, ya que a menudo las personas con las que está negociando una propuesta dejan la empresa.

En estos casos, es posible que el cliente potencial tenga que retroceder algunas etapas hasta que el reemplazo de la decisión se familiarice con la empresa, el vendedor y la propuesta.

Por lo tanto, siga de cerca cada propuesta enviada, las fechas estimadas de respuesta para ponerse en contacto y no perder la venta. 

4. Revisar las tareas pendientes dentro del pipeline

Un cliente que no responde, propuestas que no son respondidas, lleva a que los vendedores hayan perdido el tiempo para el servicio.

Estas situaciones ocurren si las operaciones de ventas son muy grandes y no tienen un seguimiento adecuado de la canalización. 

Establezca una rutina para revisar estas “desviaciones” de acuerdo con la duración de su ciclo de ventas: ¿semanalmente, cada 15 días, mensualmente? ¡Mantener la canalización actualizada es la clave del éxito!

¡Ahora está contigo! Pon en práctica la guía paso a paso sobre cómo construir un pipeline de ventas y tener una gestión de ventas más eficiente y sin cuellos de botella que afecten negativamente los resultados. 

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