¿Quién? ¿Me gusta? ¿En donde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cuánto cuesta? ¡Responde a estas y otras preguntas y planifica proyectos “para ayer” con la herramienta 5W2H!
Cualquiera que se desempeñe como gerente, emprendedor o incluso tenga proyectos para planificar y poner en marcha, sabe cómo este tipo de actividad requiere asertividad.
La gran duda es que, en la mayoría de los casos, hay poco tiempo para organizar todos los detalles, roles, recursos, responsables y objetivos, de forma clara para que todos sepan qué hacer y cuándo hacerlo.
Y actualmente, los requisitos para innovación en los servicios prestados o en los productos ofrecidos, además de la búsqueda constante de más productividadobligan a los profesionales a adoptar soluciones ágiles y prácticas a la hora de gestionar sus equipos.
En este contexto, la herramienta 5W2H es una alternativa que encaja como anillo al dedo para aquellos que quieren hacer una planificación perfecta (sin perder tiempo ni información), sobre todo si pueden contar con un software de gestión de tareas o incluso con una simple hoja de cálculo Hojas de cálculo de Google.
¡Vea cómo usar la herramienta 5W2H de manera eficiente en su vida diaria!
Y si tiene un gran proyecto comercial en su inicio y no sabe por dónde empezar, eche un vistazo a nuestro libro electrónico y comience a trabajar: Guía: cómo diseñar e implementar un proceso de venta en tu startup.
Cómo usar la herramienta 5W2H
Mencionamos anteriormente que una tabla o aplicación de gestión de proyectos puede ayudar a aquellos que usan el matriz 5W2H. Pero incluso sin estas características, el organización y simplificación de los procesos organizativos puede funcionar perfectamente.
Incluso con lápiz y papel es posible definir las responsabilidades y objetivos de su proyecto, entre muchos otros elementos, de forma rápida e intuitiva.
Para ello es necesario responde siete preguntas correspondiente a la abreviatura 5w2H. entender el Concepto de herramienta 5W2H:
- ¿Qué? = ¿Qué?
- ¿Por qué? = ¿Por qué?
- ¿Quién? = ¿Quién?
- onde? = ¿dónde?
- ¿Cuándo? = cuando
- ¿Cómo? = ¿Cómo?
- ¿Cuánto cuesta? = ¿Cuánto cuesta?
Vea ahora cómo usar cada una de las siete preguntas de la herramienta 5W2H para planificar su proyecto y también acceda a nuestro Hoja de trabajo de productividad!
1- ¿Qué?
Esta pregunta corresponde al alcance del proyecto: lo que se logrará. Pero no confundas el alcance, que son los detalles del entregable que se debe realizar, con el objetivo del proyecto.
Por ejemplo, si necesita crear un nuevo diseño y definir el funcionamiento de la fábrica de un cliente, el alcance del proyecto podría incluir entregables como plantas, modelos 3D, diagramas de flujo, informes, listas de control, manuales etc
El objetivo del proyecto se definirá con la siguiente pregunta.
2- ¿Por qué?
¿Cuál es el motivo de hacer el proyecto, hacia dónde pretende llegar con él, por qué se inició?
En el caso de nuestro ejemplo, el objetivo es definir un layout y las rutinas de trabajo de una fábrica para obtener el mayor eficiencia y productividad y, en consecuencia, menos costos y más ganancias para la empresa.
3- ¿Quién?
Para cada tarea en su proyecto, debe haber un asignado. De lo contrario, la información queda “en el aire”, sin ejecutor definido, y puede caer en el olvido. Indique claramente a los miembros de su equipo quién será responsable de cada actividad, así como de cuándo deberá entregarlas, entre otras especificidades.
Indique dónde sucederán las cosas y todos seguirán en la dirección correcta
4- ¿Dónde?
Algunos pasos del diseño de nuestra fábrica, por ejemplo, se pueden realizar in situ en la fábrica. Otros, en la oficina de la empresa. Además, necesita un lugar donde las personas puedan reunirse e intercambiar información, como salas de reuniones o grupos en línea para intercambiar mensajes.
Finalmente, ¿dónde se realizarán las entregas? Para el propietario del proyecto, ¿quién los organizará y un informe final y se lo llevará al cliente? ¿O en pequeñas entregas parciales bajo la responsabilidad de algunos miembros? ¿Habrá presentación? Estos detalles también necesitan ser definidos.
5- Cuando
Hacer un cronograma de entregas, especificando además cada responsable, es una de las medidas que todo buen proyecto debe contener. La mejor manera de hacer esto es usando gráficos y hojas de cálculo e incluso un Gráfico de ganttsi es posible.
Así, cada miembro del grupo podrá organizar su tiempo para cumplir con los plazos necesarios y no retrasar las actividades de los demás, que muchas veces dependen de sus entregas para iniciar su parte del proyecto.
Asimismo, si se comparte esta información, todos podrán saber cómo están progresando los demás miembros y pedir acción si ven que un retraso podría perjudicarlos.
Conocer el momento adecuado es fundamental en los proyectos
6- ¿Cómo?
Para responder a esta pregunta, es necesario aclarar a los participantes que metodologías, tecnologías e incluso aplicaciones de comunicación se utilizará, tanto para hacer las entregas como para que todos interactúen entre sí.
Por ejemplo, volviendo al diseño de nuestra fábrica, es necesario definir qué software gráfico se utilizará para realizar los planos o imágenes 3D, para evitar que, al final, los archivos entregados por diferentes miembros del equipo no sean compatibles. Asimismo, qué metodologías se utilizan para los cálculos o definiciones teóricas, de forma que el proyecto en su conjunto hable el mismo lenguaje.
7- ¿Cuánto?
Finalmente, debe tener un presupuesto o hacer arreglos para que se estructure a medida que se desarrolla el proyecto.
Esto se debe a que muchas veces no es posible hacer una previsión inicial perfecta de los costos del proyecto, pero todos deben estar preparados para brindar la información necesaria para que estos montos se calculen y controlen adecuadamente.
¿Quieres descargar tu hoja de cálculo 5W2H ahora? Entonces haga clic en el botón de abajo!
DESCARGAR HOJA DE TRABAJO
Estos son los siete preguntas que hay que responder a la hora de organizar un proyecto con la ayuda de la herramienta 5W2H.
Como has visto, es muy práctico e intuitivo. Si ya has utilizado esta metodología, ¿qué tal si conoces otras que te puedan ayudar a resolver problemas rápidamente? verificar ¡2 metodologías simples sobre cómo enfocarse en los resultados!