La automatización de tareas ha pasado de ser tendencia y ya es una realidad en las empresas a través de CRM, BPM, integración API y automatización de marketing
Automatización de tareas es una etapa de Business Process Management (BPM) que consiste en identificar tareas repetitivas, que podrían ser realizadas sin intervención humana, y reemplazarlas por software, aplicaciones e interfaces, trayendo más asertividad, eficiencia y control a los procesos.
A pesar de esto, cuando se trata de automatizar tareas, muchas personas imaginan un montón de robots repartidos por su empresa, ocupándose de actividades altamente técnicas y complicadas o costosas máquinas que hacen todo de forma estandarizada.
De hecho, la automatización de tareas es un concepto mucho más amplio que este y, la mayoría de las veces, no requiere autómatas robóticos o máquinas que tomen decisiones por sí mismos.
Y la mayoría de las empresas, incluida la suya, posiblemente utilicen esta forma eficiente de reducir costos y aumentar la productividad. Y esto puede ocurrir de muchas maneras, como con el uso de software BPM, CRM, a través de integraciones o cuando se hace la llamada automatización de marketing.
¿Aún no te quedan claras las cosas? Así que mira un poco más sobre cada uno de estos formas de automatizar tareas.
La automatización de tareas aporta más productividad a la empresa
Automatización de tareas: 4 formas de usarla en tu negocio
El primer paso para promover la automatización de procesos y sus tareas componentes es determinar qué tareas se pueden automatizar. Para ello, la técnica utilizada es BPM.
El papel de BPM en la automatización de tareas
Elegir qué tareas automatizar generalmente tiene en cuenta tres cuestiones:
- ¿Son estas tareas repetitivas?
- ¿Obedecen reglas claras?
- ¿Cuál es su papel en la adición de valor al producto o servicio final?
Y los software BPM son excelentes herramientas para poder analizar procesos y tomar la decisión correcta teniendo esto en cuenta.
Se recomienda la automatización de tareas repetitivas porque el software suele realizar fácilmente dichas actividades automáticamente. Además, ocupan el preciado tiempo de los empleados que podrían estar haciendo un trabajo más noble. Un ejemplo es la emisión de facturas, simplemente transcribiendo datos de un sistema de datos a otro, que emite las facturas.
Otro punto importante es que las tareas tengan reglas claras. Por ejemplo: aunque es una tarea repetitiva para una azafata de restaurante indicar las mesas adecuadas para cada grupo que entra, las reglas no son muy claras. No basta saber cuántos hay y si hay mesas con suficientes sillas, sino comprobar si hay niños en el grupo que puedan molestar las mesas de al lado, personas mayores que no pueden subir escaleras, un cliente antiguo que tiene un mesa preferida, etc.
Ya, para seleccionar qué ventana le servirá en la cola del banco, un marcador que señale un número puede automatizar fácilmente esta tarea.
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El tercer punto es el valor que esta tarea agrega al producto final. Por ejemplo: en la mayoría de las fábricas de automóviles, los sensores pueden indicar si la puesta a punto del motor está dentro del estándar de calidad. En el caso de empresas como Ferrari, esta inspección la realiza un especialista, ¡que conduce el coche durante unos kilómetros!
Estas son algunas de las mejores prácticas de BPM. Hay muchos otros que pueden ayudarte a elegir un buen software de automatización de tareas y procesos.
Las tareas repetitivas son ideales para ser automatizadas
Sistemas CRM
Necesita averiguar de inmediato cuántos clientes compraron un determinado artículo de su empresa por encima del valor X. ¿Qué cree que es mejor: simplemente escribir algunos parámetros en su sistema CRM o ir a verificar las facturas una por una?
Los sistemas CRM (herramientas de gestión comercial) son excelentes para automatizar este tipo de tareas, así como para la gestión de equipos y el seguimiento en tiempo real de objetivos y resultados.
Integración de sistemas para la automatización de tareas
Un punto crítico de la automatización de tareas es la llamada integración de sistemas, que a menudo se produce de forma manual, con un empleado transcribiendo datos de un sistema a otro, susceptible de errores y retrasos.
Pero existen las denominadas APIs (Application Programming Interface): un conjunto de instrucciones, rutinas y patrones de programación utilizados para acceder a una aplicación basada en internet, integrándola con otra.
Así, por ejemplo, si utiliza un sistema de gestión de pagos y otra aplicación de envío de correos electrónicos, puede integrarlos y asegurarse de que cada vez que se confirme un pago, se envíe un correo electrónico de agradecimiento al cliente, ganando mucho más tiempo y productividad. .
La automatización de marketing lo ayuda a segmentar su base de clientes
automatización de marketing
Uno de los usos más tradicionales de la automatización de tareas son las herramientas de automatización de marketing, utilizadas para el llamado lead nurturing, que consiste en enviar información relevante a tus clientes actuales o potenciales (siempre que tengan su permiso).
Estas herramientas analizan el comportamiento de tus clientes en las redes sociales y en tu blog y definen qué clientes deben recibir qué tipo de contenido, de forma automática, obedeciendo reglas claras y generando mucha más interacción y resultados.
En general, la automatización de tareas ya está presente en tu trabajo, pero siempre es posible automatizar aún más, ¡en busca de productividad!
Post escrito por Marcus Ribeiro, entusiasta de las nuevas tecnologías, Emprendedor, CEO de Pluga y Futbolista de Playa el fin de semana [Part-Time Job].