Gestione un proyecto con su equipo utilizando nuestra hoja de trabajo 5W2H: plazos, tareas, responsabilidades y más, para una planificación y un control ágiles
En un entorno empresarial cada vez más ágil, donde los escenarios cambiantes y la necesidad de innovación llaman constantemente a la puerta, es necesario contar con un plan de acción rápido para reaccionar a tiempo y poner en práctica tus proyectos sin perder tiempo.
Y la hoja de trabajo 5W2H es una herramienta de gestión de proyectos que responde exactamente a todas estas necesidades, porque es fácil de interpretar y utilizar, de integrar a los miembros y de gestionar el equipo, además de ayudar en todas las fases del proyecto: desde la planificación, seguimiento y control hasta la entrega de informes y reuniones de lecciones aprendidas.
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Si quieres agilizar aún más la planificación de un proyecto, ¿qué te parece tener un Hoja de trabajo 5W2H lista para usar, formateado en Excel y con pestañas extra para que cada miembro del grupo pueda realizar de forma más detallada todas las tareas que tiene asignadas?
¿Te gusta la idea? Entonces, después de leer nuestras explicaciones sobre cómo usar correctamente la herramienta 5W2H, ¡descargue su hoja de trabajo 5W2H y comience a usarla de inmediato!
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Defina su plan de acción con la hoja de trabajo 5W2H
EL matriz 5W2H Es una excelente herramienta para el liderazgo de equipos. Pero hay varias otras técnicas que pueden ayudarte. Compruébalo descargando nuestro e-book gratuito: La guía para la gestión eficaz del equipo de ventas
Cómo usar la hoja de trabajo 5W2H en tus proyectos
Antes de hablar de cada una de las 7 preguntas de la tabla, comprendamos el origen de este acrónimo 5W2H. La 5W se refiere a 5 preguntas en inglés que comienzan con esa letra, así como la 2H, que corresponde a 2 preguntas con esa inicial, ver:
- ¿Qué = qué?
- ¿Por qué = por qué?
- ¿Quién = quién?
- ¿Dónde = dónde?
- ¿Cuándo = cuándo?
- ¿Cómo = cómo?
- ¿Cuánto = cuánto?
Comprender cada pregunta en la hoja de trabajo 5W2H:
1- ¿Qué?
¿Lo que debe hacerse? Si hay un proyecto es porque hay que solucionar algún problema o se va a implantar alguna mejora. Detallar tamaños, necesidades, capacidades y demás detalles de las entregas que se deben realizar para que no quede duda entre los participantes de lo que se debe hacer.
2- ¿Por qué?
Existe una razón para desarrollar el proyecto. ¿Por qué nos vamos a involucrar con él? Ya conocemos las especificaciones, pero ¿por qué algo tiene que ser tan grande (o pequeño)? Sin saber la razón de lo que estás haciendo, la gente puede extraviarse.
Por ejemplo: si es necesario construir una instalación con el objetivo de reducir costos, es probable que los miembros busquen formas alternativas y más baratas de suministrar energía. Si ese objetivo no está claro, pueden optar por cualquier forma de suministro de energía.
Determine quién hará qué en su proyecto
3- ¿Quién?
Es necesario enumerar a cada miembro del equipo en su conjunto y, para cada tarea específica, determinar los responsables. Además, si están involucradas partes interesadas externas como abogados, consultores, inspectores, proveedores e incluso clientes, debe nombrar a estas personas y lo que harán.
4- ¿Dónde?
¿Dónde sucederán las cosas? Es importante tener claro dónde se producirán cambios o mejoras. Después de eso, dónde se asigna cada miembro del equipo, así como dónde deben reunirse las personas para intercambiar ideas. Indique también otros lugares donde se pueden utilizar recursos específicos, como laboratorios, bases de datos, archivos, etc.
5- ¿Cuándo?
Además de un cronograma general del proyecto, para usar su hoja de trabajo 5W2H apropiadamente, marque la fecha de vencimiento prevista para cada tarea.
Un cronograma claro es clave en su plan de acción
6- ¿Cómo?
¿Como haremos? ¿Qué metodologías? Con un proyecto complejo en la mano, es importante definir qué metodologías, unidades de medida, nomenclaturas, software, marcos y herramientas se utilizarán.
Es necesario estandarizar la información y evitar que todos “hablen un idioma”, generando problemas a la hora de comunicar o consolidar las etapas del proyecto.
Los errores y discrepancias en la metodología o los criterios de análisis son más comunes de lo que piensa y pueden causar serias dificultades en la fase final de su proyecto, cuando el tiempo apremia y las medidas correctivas pueden ser difíciles de implementar.
Al seguir estos pasos, será fácil evitar errores de comunicacion en la empresa.
Obtenga más información sobre cómo mejorar la comunicación en el artículo: Comunicación interna y marketing interno: mantener a los equipos bien informados.
7- ¿Cuánto?
¿Cuanto va a costar? Es obvio que al principio no siempre se sabe exactamente cuánto se va a gastar, pero, además de hacer estimaciones, lo ideal es que la rendición de cuentas se dé a lo largo del proyecto, evitando así costos excesivos e incluso lo contrario: ahorrar en puntos fundamentales. que podría mejorarse con la ayuda de recursos económicos que terminaron “sobrando”.
Niveles de profundidad de las respuestas de la herramienta 5W2H
Recomendamos que las respuestas a las preguntas de la hoja de trabajo 5W2H se realicen en 3 niveles:
- Nivel general del proyecto – responder preguntas en relación con el proyecto en su conjunto, para que los participantes puedan tener las pautas generales de lo que se está tratando de lograr y cómo pueden contribuir a ello. ¡Es importante no detallar demasiado esta parte!
- Nivel de tarea: es la forma más común de utilizar las 7 preguntas, identificando qué, cuándo, cómo, etc., en relación con cada tarea del proyecto.
- Nivel de tarea por participante – función opcional que cada participante puede utilizar si su tarea es más compleja, es decir, necesita involucrar a otros profesionales o debe desglosarse en varias fases. Por ejemplo: si fue solicitado por uno de los participantes contratar a cinco vendedores, puede detallar cada fase de reclutamiento: Paso 01 – Búsqueda de CV / Paso 02 – Selección de candidatos y contactos / Paso 03 – Envío de pruebas de candidatos / Paso 04 – Corrección de prueba / Paso 05 – Programación de entrevistas / Paso 06 – Dar retroalimentación positiva y negativa / Paso 07 – iniciar el proceso de contratación.
Te habrás dado cuenta de que la hoja de cálculo 5W2H es una herramienta muy ágil e intuitiva. Pero hay varias otras metodologías que te pueden ayudar, como la famosa Técnica Pomodoro O la matriz de Eisenhower, entre otras. Mira algunos en este post: Cómo aumentar mi productividad: 3 secretos de eficiencia