La gestión de clientes y oportunidades de negocio es un reto, ya sea para pequeñas empresas como para grandes organizaciones.

En general, sin embargo, aunque las grandes empresas tienen los recursos para invertir en tecnología avanzada Sistemas CRMlos propietarios de pequeñas empresas prefieren recurrir a herramientas gratuitas como CRM en hojas de cálculo de Excel.

¿Es este último el escenario de su empresa?

¡Entonces revisa en nuestro artículo cuáles son las ventajas del CRM en Excel y la alternativa que tienes para una gestión más avanzada de tu estrategia comercial!

¿Qué es CRM?

Antes de adentrarnos en el tema CRM en Excel gratis, sus ventajas y desventajas, vale la pena volver al significado de este acrónimo que tanto usamos en el departamento de ventas.

CRM se trata de Gestión de la relación con el cliente, lo que significa, en portugués, Gestión de la relación con el cliente.

El CRM, por tanto, es un enfoque que sitúa al cliente como figura central, con el fin de entender de antemano sus necesidades y desafíos.

Para gestionar todo esto, existen los Plataformas CRMque reúnen toda la información relacionada con esta relación, de forma organizada, para facilitar la administración de las ventas y la toma de decisiones por parte de la empresa.

Ventajas de usar CRM en Excel

Durante muchos años, CRM en Excel ha sido una herramienta popular entre los profesionales autónomos y las pequeñas y medianas empresas.

Incluso se puede decir que sustituyó la función que antes ocupaban los cuadernos, agendas en papel y carpetas por tarjetas de visita. ¡Cualquiera que haya estado un tiempo en la zona sabe de lo que estamos hablando!

Y es que, de haber alcanzado tal popularidad, está claro que el CRM en hojas de cálculo de Excel tiene unas ventajas muy claras, que detallamos a continuación:

CRM en Excel es gratis

Por supuesto, el hecho de utilizar una herramienta que ya forma parte de los recursos de trabajo, el CRM en Excel, termina por no generar un sobrecoste más allá de la contratación del Paquete Office.

Este es un factor que, no lo podemos negar, convence a muchos pequeños empresarios a la hora de elegir su herramienta CRM, el low cost.

Puede ser bastante simple de usar.

Otro factor que justifica la preferencia de los gerentes por CRM en hojas de cálculo de Excel es la facilidad de uso.

Dado que muchos vendedores y líderes de ventas ya están familiarizados con esta herramienta para la consolidación de datos y la generación de informes, aparentemente es más fácil fomentar su uso entre todos.

Dificultad de implementación baja

Finalmente, otra ventaja del CRM en Excel es la baja dificultad de implementación dentro de una empresa.

Como el programa ya está instalado en los equipos del equipo, al principio basta con encontrar una plantilla de CRM gratuita en Excel para iniciar un proyecto para utilizarlo.

Más allá de CRM en Excel: ¿Qué obtienes con una plataforma de CRM?

CRM en Excel tiene ventajas.

Sin embargo, los sistemas CRM desarrollados específicamente para la gestión de clientes acaban aportando beneficios que pueden resultar mucho más atractivos.

Vea a continuación las ventajas de optar por una plataforma de CRM en lugar de utilizar hojas de cálculo de Excel.

Costo y opciones asequibles gratuito

Por mucho que cueste, generalmente con montos cobrados por número de usuarios, existen opciones muy asequibles para los sistemas de CRM. Muchos de ellos incluso fueron creados pensando en el perfil de pequeñas y medianas empresas.

Además, existen opciones en el mercado que ofrecen la versión freemium, una versión gratuita, más limitada en funcionalidad, pero que aún así garantiza más eficiencia que el uso de hojas de cálculo.

En otras palabras, ya no es posible decir que invertir en plataformas CRM es una opción solo para grandes organizaciones.

equipo más productivo

Por mucho que su equipo ya esté capacitado para usar Excel como CRM, es más fácil garantizar la uso productivo de una herramienta para ello cuando se integra en los hábitos del vendedor.

Contar con una plataforma CRM con aplicación de ventas móviles, por ejemplo, facilita la cumplimentación de la información justo después de una visita externa. Evitando que el ejecutivo comercial tenga que dedicar tiempo solo para eso más adelante.

Acceda en cualquier momento y en cualquier lugar

Y, dado que estamos hablando de aplicaciones móviles, es importante destacar la facilidad de uso de las modernas plataformas CRM en dispositivos móviles. En un escenario en el que estamos cada vez más conectados, es fundamental obtener información en cualquier momento y lugar.

Y a estas alturas, Excel todavía deja mucho que desear. En la computadora el uso es factible, pero en el celular es prácticamente imposible acceder a la información y obtener reportes.

historia de relaciones

Otro factor que favorece a los sistemas CRM frente a las hojas de cálculo es la posibilidad de analizar los historiales de relación con los clientes de forma simplificada.

En Excel, incluso es posible incluir datos sobre los contactos realizados. Pero esto convierte las hojas de cálculo en archivos gigantes y pesados, dificultando su uso.

Las plataformas de CRM, por tanto, acaban ganando puntos por permitir información ilimitada sobre cada cuenta y contacto, sin perjuicio de su uso.

Posibilidad de adjuntar documentos y archivos

¿Qué sucede cuando necesita una propuesta anterior que se envió a un cliente, pero no puede encontrarla? ¿O un contrato que se perdió?

Es más fácil administrar toda esta información y documentos cuando puede adjuntar los archivos a cada cuenta de cliente, dentro de una plataforma de CRM.

LOS gestión de la información ¡Es más fácil y también más seguro!

Riesgo reducido en el intercambio de datos

Hablando de seguridad, somos muy conscientes de que la protección de datos es una de las principales preocupaciones de las organizaciones en la actualidad.

Y es mucho más fácil minimizar los riesgos asociados cuando puede administrar usuarios y niveles de acceso, y limitar el uso a personas que tienen un nombre de usuario y contraseña.

En el área comercial, esto evita compartir datos de manera indebida y también ayuda a reducir los casos en que los ejecutivos de ventas, al cambiar de compañía, se llevan toda la información de su cartera de clientes, incluso aquellos que son confidenciales.

Informes simplificados

Para los gerentes de ventas, el proceso comercial se optimiza más con una plataforma de CRM debido a la simplicidad con la que se pueden generar informes utilizando varias variables.

Esas largas horas desperdiciadas acercándose informes mensuales de ventas para el pago de comisiones, la presentación al directorio y la previsión con las áreas de producción pueden llegar a ser unos minutos dependiendo de la complejidad de la información que se desee obtener.

Además, muchos informes preconfigurados se actualizan en tiempo real y brindan una imagen realista para todos en la empresa, lo que facilita la gestión.

Desarrollo orientado al negocio

Finalmente, la última ventaja que mencionamos en este artículo entre las que hacen que las plataformas de CRM sean mejores herramientas que las hojas de cálculo de Excel es su desarrollo.

Mientras Excel es un software desarrollado para realizar funciones matemáticas, y se actualiza con un enfoque en este objetivo, las plataformas de CRM fueron diseñadas exclusivamente para la realidad de las ventas.

Esto quiere decir que todas sus funcionalidades ayudan al líder comercial a cumplir con sus objetivos de negocio y que cada vez que surja una nueva demanda en el área, probablemente estará en el foco de desarrollo de la empresa que creó esta herramienta.

Así es como, por ejemplo, hemos visto que los sistemas CRM incorporan integraciones con el teléfono móvil y WhatsApp. ¡Todo para simplificar la vida de los vendedores!

CRM en Excel puede funcionar, pero no es la herramienta más adecuada

Como hablamos en este artículo, el CRM en Excel durante muchos años ha cumplido su rol de facilitar la gestión de ventas, llevándola del offline al online.

Sin embargo, con el tiempo, se desarrollaron herramientas específicas para este propósito y se hicieron más accesibles. ¡Especial para pequeños y medianos empresarios!

Hoy en día, las plataformas de CRM tienen un costo bajo o nulo y permiten una gestión más segura, productiva y asertiva. Entonces, no hay razón para no comenzar a migrar sus hojas de cálculo a uno de estos sistemas tecnológicos, ¿verdad?

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