Hojas de cálculo vs Open Source CRM vs Platform CRM vs Online CRM: ¿Cuál es la mejor opción?
Tu empresa está arrancando, empiezan a aparecer los primeros clientes, tu producto o servicio ha encontrado un mercado B2B donde instalarse y va avanzando.
Un día, cuando pasas la marca de unos 20 clientes, empiezas a sentirte perdido, olvidas las citas con los clientes, las entregas se retrasan, ni siquiera recuerdas si prometiste o no hacer un descuento a tal o cual cliente.
Entonces, para organizar tu negocio y no perder ventas, decides configurar una serie de hojas de cálculo.
E haja Excel!
Fichas de precios, nuevos clientes, contactos de clientes, tablas de descuentos, fichas de visitas, fichas de seguimiento… fichas y fichas hay por todas partes.
¿Cómo elegir la mejor forma de gestionar tu fuerza de ventas y relacionarte con los clientes?
Pero está bien, tu empresa está creciendo y este tipo de superación es muy saludable, sobre todo si tienes el perfil de afrontar los retos del emprendimiento con determinación y liderazgo, ya seas dueño del negocio, o un jefe de equipo con espíritu. de propiedad. .
Pero, ¿cuánto tiempo podrá mantener su empresa organizada con este tipo de control? ¿Es posible liderar una fuerza de ventas de hasta cuántos vendedores con hojas de cálculo? Y la gestión de relaciones con los clientes, ¿es posible hacer esto de manera competente al llegar a 50, 70 o 100 clientes, utilizando el viejo Excel?
Es para ayudarlo a usted y a su empresa a decidir cuándo es el momento de usar un CRM en línea u otros tipos de CRM que hemos desarrollado este texto.
Y si tu empresa ha llegado a esta encrucijada decisiva, celébralo: ¡es señal de que están creciendo y evolucionando cada vez más!
¿Ya te has decidido a implementar un CRM online? Entonces acceda a esta publicación de nuestro blog: Muestre a su tablero para qué sirve CRM
Frase de Franklin utilizada para ilustrar la importancia del CRM en las ventas – Fuente: Pensador
¿CRM en línea, hojas de cálculo, CRM de código abierto o CRM de plataforma?
Sí, siempre es bueno tener múltiples opciones para elegir, ¿no? Y en el caso de las herramientas de CRM, las opciones abundan.
Según un artículo publicado en la revista Isto é Dinheiro , existen más de 250 plataformas CRM disponibles en el mundo. Por no hablar de las hojas de cálculo, que también incluiremos más adelante en nuestro análisis.
En el mismo artículo, su autor, Mário Anseloni , destaca un punto importante, en medio de tantas alternativas:
“Una de las principales diferencias y tema clave en la toma de decisiones es el modelo de instalación de la herramienta: “on premise” (modelo tradicional, donde el software se instala en el entorno tecnológico de la empresa), “on cloud” (el último modelo, donde el software está en una “nube” -muchas veces la del propio proveedor de CRM- y la empresa paga las licencias contratadas como servicio, en el famoso modelo Software as a Service, SaaS)”
Y si a estas dos opciones le sumamos la posibilidad de utilizar (y desarrollar) un software CRM de código abierto en tu negocio, el abanico se abre aún más.
Aquí está nuestro análisis de cada una de estas alternativas, comenzando con hojas de cálculo y subiendo la escala de sofisticación a CRM en línea, y tenga una base sólida para tomar la decisión correcta para su negocio.
Si quieres añadir aún más variables a esta ecuación, te recomendamos leer este artículo de nuestro blog antes de continuar: ERP o CRM: ¿cuál necesita tu empresa en este momento?
¿Excel o Google Sheets?
Aquí en Agendor solemos proporcionar una serie de hojas de cálculo listas para usar con explicaciones sobre cómo usarlas en algunas publicaciones, que enumeraremos a continuación.
El uso de hojas de cálculo, además de ser un entorno al que muchos comerciales están acostumbrados, es sin duda la opción más económica de las cuatro.
Pero es importante recordar que un archivo de Excel almacenado en la computadora de un gerente de ventas es “propiedad” de él.
Compartir hojas de cálculo por correo electrónico es muy complicado y requiere mucho tiempo. Además, nunca nadie sabe si esa hoja de cálculo que está en su máquina es realmente la última versión actualizada, lo que puede generar muchos errores, así como poca confianza en la información.
Una solución que muchos han utilizado son las hojas de cálculo compartidas en la nube, a las que los empleados pueden acceder de forma remota e incluso editarlas simultáneamente más de un usuario, con actualizaciones que aparecen en tiempo real.
Pero vale la pena recordar que cualquier persona con el enlace a estas hojas de cálculo puede acceder a ellas, lo que puede no ser exactamente seguro para la información comercial de su empresa.
Además, si va a usar la nube, ¿por qué no usar un CRM en línea para siempre?
Si la excusa es el precio, sepa que existen varios CRM online de calidad, en modelos SaaS (ver más detalles más adelante) que brindan versiones gratuitas, para uso ilimitado, como este, por ejemplo: Planes Agendor .
Sin embargo, siempre debes estar al tanto de ellos. Solo para poner en contexto el riesgo de usar hojas de cálculo como una herramienta de CRM, aquí hay dos datos importantes que extrajimos de un artículo de Market Watch :
- El 88% de las hojas de cálculo utilizadas en las empresas tienen errores
- Generalmente, al menos el 1% de las celdas con fórmulas tienen errores
Recuerde, las hojas de cálculo no se hicieron para tener más de 5 mil líneas llenas, llega un momento en que no reciben el golpe.
Si su empresa aún admite este tipo de proceso de administración, como se prometió, aquí hay una lista de nuestras publicaciones que incluyen hojas de cálculo que pueden ayudarlo a administrar las ventas de su empresa:
- ¡Hoja de trabajo de prospección de clientes lista para usar!
- Hoja de cálculo de registro de cliente de Excel gratuita: ¡descárguela y utilícela!
- Hoja de cálculo de reembolso de gastos: fondos en la punta del lápiz
- Hoja de trabajo de costos de servicio: complétela y presione enter.
- Hoja de cálculo de comisiones de ventas: ¿cuál es tu plan?
- Hoja de trabajo de productividad lista: haga un seguimiento de sus resultados
- Plantilla de plan de ventas: ¡hoja de cálculo con cálculos gratis!
- No pierdas el control, utiliza la planilla de control de clientes
- ¡Hoja de trabajo gratuita de evaluación del desempeño de los empleados!
- Hoja de trabajo de diagnóstico: 25 preguntas, 6 hojas de trabajo y 10 libros para aumentar las ventas
- Cómo utilizar la hoja de trabajo 5W2H para profundizar en la planificación de proyectos
Ahora que ya hemos esbozado nuestras consideraciones sobre el uso de hojas de cálculo en la gestión empresarial, hablemos de los tres tipos de aplicaciones para la gestión de la relación con el cliente: CRM de código abierto, CRM de plataforma y CRM en línea.
Pero antes de ver los detalles de cada uno de ellos, echa un vistazo a esta infografía proporcionada por el blog Layer Up , que muestra la importancia de adoptar CRM en las empresas:
CRM de código abierto
El software de código abierto -es decir, fuente abierta, en inglés- se refiere al código fuente de algún software que se crea para uso gratuito por cualquier persona que lo desee, estando disponible para su descarga en Internet.
Y para que estos software se desarrollen cada vez más, se crean comunidades que intercambian información, datos, investigaciones, líneas de programación en código e incluso comparten extensiones y aplicaciones desarrolladas con él.
La gran ventaja de este modelo es, por supuesto, que es gratuito. Además, es extremadamente personalizable, ya que el código es abierto, un equipo de TI que tenga el tiempo y la competencia técnica puede realizar varias modificaciones.
Pero, de hecho, aquí es exactamente donde entra el talón de Aquiles de este tipo de CRM: ¿quién se va a encargar de la instalación, personalización, formación de usuarios, documentación y mantenimiento de todo ello?
¿Pagará su empresa las horas de programación y otros servicios, destinando su propio equipo de técnicos informáticos, que podrían estar dedicándose a otras tareas importantes del negocio, para centrarse en este proyecto?
Es muy importante comprobar que “el perejil no cuesta más que el pescado”, por utilizar una expresión muy popular.
Además, en un post anterior, detectamos 5 puntos que también deberías tener en cuenta:
- ¿Su infraestructura (sistemas operativos y requisitos informáticos) es compatible con la tecnología de código abierto?
- ¿Quién hará el soporte técnico?
- ¿Y quién es responsable de las actualizaciones del sistema y las nuevas versiones de software?
- ¿Habías pensado alguna vez en los costes derivados del hecho de que con cada nueva actualización tendrás que renovar tu infraestructura?
- El sistema no viene con una estrategia de CRM lista para usar, ¿quién la va a definir y difundir en la empresa?
Para ver cada uno de estos puntos con más detalle, consulte la publicación: ¿Por qué no usar sistemas CRM de código abierto?
CRM de plataforma
También llamados software “on premise”, los CRM de plataforma más antiguos, en los que el software se instala en el entorno y la infraestructura propios de la empresa, tienen una serie de particularidades.
Primero está la cuestión de la inversión. Mientras que en un CRM Online, del tipo SaaS, el pago se realiza de manera mensual, repartiendo los costos, en este tipo de plataforma CRM el pago se realiza de un solo golpe, cuando su empresa adquiere la licencia de uso del CRM.
A partir de ahí, todavía hay otros pasos a seguir, como instalar el software en el servidor, por ejemplo.
Además, aparecen otros gastos como el uso de estos servidores, el pago del hosting en ellos, el mantenimiento del hardware, el soporte, etc.
De hecho, no debemos olvidarnos de la adecuación de infraestructuras, que incluso puede incluir, en algunos casos, la compra de nuevos equipos.
Otro punto importante a tener en cuenta sobre este tipo de CRM es que con cada nueva versión que se desarrolle será necesario pagar por el mismo, además de tenerlo instalado en todas las máquinas y servidores.
Por otro lado, al adquirir el software CRM de la plataforma, la empresa se convierte en propietaria de su código fuente.
Ver también: Cómo implementar sistemas CRM
CRM en línea
En el mismo artículo de la Revista Isto é Dinheiro citado anteriormente, el autor hace una breve comparación entre las ventajas y desventajas del CRM en línea en comparación con el CRM “en las instalaciones”:
“Ventajas y desventajas para ambos casos, pero con mayor tendencia a adoptar el modelo “on cloud”, que, en general, (1) tiene una implementación más rápida, (2) baja la barrera de un potencial intercambio futuro, (3) ) requiere menos recursos de TI, (4) facilita la absorción de nuevas funcionalidades, y (5) se puede acceder en un entorno externo (a la empresa), siempre que exista una conexión para ello”
De hecho, este es un buen resumen de las ventajas del CRM en línea, pero ciertamente no las presenta todas.
Ver algunos más:
No es necesario instalar software
El acceso a través de la nube permite a los usuarios registrados hacer uso de él al momento de definir la firma de su CRM en línea, utilizando usuario y contraseña, sin necesidad de utilizar grandes espacios en sus máquinas, configurar sistemas y complementos.
Actualizaciones constantes
A diferencia de otros modelos de CRM, en CRM online el desarrollo de nuevas versiones y funcionalidades no es responsabilidad de tu equipo de TI, que normalmente ya está tan sobrecargado de otras tareas, ni es necesario adquirir nuevas licencias para utilizar estas mejoras, como en Platform. CRM.
A medida que su proveedor de SaaS mejora CRM, estas versiones optimizadas se actualizan automáticamente para todos los usuarios.
Acceso remoto
Además de poder proporcionar una oficina en casa, en empresas que son expertas en teletrabajo , el acceso remoto permite a los usuarios trabajar en tránsito o fuera de la sede de la empresa.
Pero lo más importante son las situaciones de uso ante un cliente que solicita información. En estos casos, basta con que el vendedor o ejecutivo de ventas saque su smartphone, tablet o laptop y acceda a los datos necesarios, como el valor de la última compra, detalle que se acordó por correo electrónico y varias otras informaciones. .
Compatibilidad con varios dispositivos móviles
Como se mencionó anteriormente, una computadora de escritorio no es necesariamente valiosa para usar un CRM en línea de última generación, otros dispositivos móviles son compatibles con el sistema, que ya está desarrollado para este propósito.
No es necesario invertir en instalaciones
No compre nuevas máquinas o servidores, solo pague la cuota mensual y disfrute de todos los beneficios.
el servidor es externo
Como decíamos, con el servidor de hosting es externo y bajo la responsabilidad del proveedor de SaaS, puedes incluso ahorrar energía eléctrica, mantenimiento e incluso el espacio donde se ubicaría este hardware en tu empresa.
seguridad de datos
Al contrario de lo que muchos piensan, precisamente por estar instalado en un servidor mantenido por una empresa especializada en tecnología, tus datos estarán mucho más seguros, al amparo de estrictos protocolos de seguridad, respaldos redundantes y varias otras medidas de protección.
Ver más al respecto en este enlace: Seguridad de la Información
Escalabilidad
Al ser una aplicación proporcionada por suscripción, en caso de aumento o disminución de tu equipo, solo debes adaptar tu plan al número de usuarios.
Con unos pocos clics de ratón, su empresa ya está adaptada a la nueva realidad, sin necesidad de instalar programas en las máquinas en un proceso que consume mucho tiempo, ni generar la pérdida de una alta inversión en una licencia totalmente pagada que ahora está sin usar . .
Upgrade de funcionalidades
¿Tu negocio ha crecido y las necesidades del sistema pago actualmente deben mejorarse?
De la misma manera que es posible cambiar el número de usuarios, muchos CRM online ofrecen diferentes planes, con diferentes funcionalidades que se adaptan a las necesidades de tu negocio a la medida.
Puede evaluar el software antes de comprarlo
Las pruebas e incluso los planes gratuitos por tiempo ilimitado , los llamados planes Freemium, permiten probar y utilizar el CRM online con normalidad antes de comprarlo, asegurando así que su empresa está optando por un software que ofrece exactamente lo que quiere y necesita.
Trabajo colaborativo y en equipo
Todas estas características, basadas en la facilidad de intercambiar información a través de la nube, conducen a una cultura de trabajo mucho más integrada y colaborativa, que hoy en día es fundamental para el buen desempeño de los equipos de ventas y marketing.
Ver más sobre este tema: 4 pasos para alinear ventas y marketing
Además de todas estas ventajas del CRM online, un estudio de Gartner, Magic Quadrant 2017 for CRM Customer Engagement Center , muestra una tendencia que se consolida cada día: el 85% de los sistemas de gestión de clientes, para 2019, estarán en la nube, y el modelo SaaS será un factor decisivo en la elección de sistemas CRM por parte de las empresas.
Entonces, ¿cuál de estos modelos de CRM te parece más atractivo?
¿Fue demasiada información y no pudo establecer una imagen completa en su cabeza?
No se preocupe. Tomamos prestada esta infografía del blog Vtex en la que se comparan los tres tipos de CRM, artículo por artículo, ver:
Después de todo, ¿cuál es el futuro de CRM?
Customer Relationship Automation es el nuevo CRM. Este es el provocativo título de un artículo publicado por Harvard Business Review , que argumenta que los sistemas de CRM, con la ayuda del big data y la inteligencia artificial, realizarán análisis predictivos, indicando quiénes son los leads con más probabilidades de cerrar la venta y, así, serán a los que los vendedores deberán acercarse.
Véase esta frase extraída del artículo:
“El futuro de CRM y todo el software es la sugerencia de la próxima acción, impulsada por análisis predictivos y una comprensión profunda de un flujo de trabajo específico de la industria y la empresa”
Y como es para traer datos, pasemos a otro, publicado por el blog de TechTarget a través de un informe llamado Ventas y marketing: Disruptores tecnológicos clave : el 33% de los equipos de ventas de alto rendimiento usan datos de CRM para hacer análisis predictivos de los mejores clientes potenciales para Acercarse.
Confirmando esta tendencia, Ricardo Jordão Magalhães , fundador de Bizrevolution, afirmó en un artículo publicado en el blog de comercio electrónico Brasil :
“En el futuro, el software de CRM estará 100% integrado con las redes sociales, aportando contenido relevante al entorno. Todavía no funciona, pero lo hará”.
Sin embargo, es importante destacar que ese futuro de predicciones automáticas e integraciones con distintas fuentes de información aún no ha llegado. Y solo será posible, por supuesto, con el uso de un software basado en la nube, fácil de integrar con otras aplicaciones y datos, y con mucha más capacidad para obtener la información necesaria para realizar este tipo de análisis predictivo, esto es: CRM software en línea.