CRM, Customer Relationship Management, es todo lo que hace tu empresa para mantener una buena relación con el cliente y potenciales clientes, evitando pérdidas.
Para aplicar las prácticas de CRM a los despachos de abogados, es necesario analizar el escenario y estructurarlo si es necesario. Luego, encuentra una plataforma que te ayude a mantener tu gestión organizada y eficiente.
Aquí te damos algunos consejos para que lleves a cabo estos dos pasos: entiende la importancia del CRM para dar los primeros pasos y cuida la elección de un sistema de gestión.
Importancia del CRM para los despachos de abogados
Los abogados trabajan con la imagen de sus despachos, necesitan transmitir credibilidad y confianza para ganar nuevos clientes y fidelizarlos. Es en este trayecto que entra el CRM, que es toda la estructuración y aplicación de la estrategia de relación que tendrá su empresa con las personas.
Para comenzar a aplicar los conceptos de CRM en su firma de abogados, necesita tomarse el tiempo para analizar la situación actual y estructurar los procesos. El paso a paso para esto debe ser:
Analizar la situación actual
Vea cómo es su relación con sus clientes en este momento y anote los puntos buenos (para mantener) y los puntos malos (para mejorar). También analiza la relación con aquellos que aún no son clientessi hubo oportunidades perdidas y por qué sucedieron.
revisar los procesos
detrás de un buen estrategia CRM siempre hay un proceso organizado y sólido. ¿Cómo transcurre el viaje de su cliente desde que lo contacta por primera vez hasta que finalmente firma un contrato con su empresa? ¿Y después?
Si no hay claridad de estos pasos, de principio a fin, se vuelve mucho más difícil construir una relación duradera con el cliente o convertir ventas. En el caso de los despachos de abogados, puedes empezar por revisar los siguientes procesos:
- Objetivos que desea alcanzar (cuántos clientes, qué nichos, etc.);
- Comprender las necesidades del cliente (mapear los dolores que llevaron a sus clientes a su oficina);
- Desarrollar una buena relación con quienes ya están en la casa (más posibilidades de quedarse o regresar);
- Excelencia en el servicio;
- Mapea clientes potenciales (no pierdas ninguna oportunidad).
Crear un flujo de ventas (embudo)
El flujo de la relación comienza desde el primer contacto con el cliente y continúa mientras él decide quedarse en su oficina. El proceso de venta finaliza cuando se cierra el contrato, pero es muy importante identificar las oportunidades de venta y no perderlas en el camino.
Ejemplo de embudo básico para despachos de abogados:
Contacto inicial (¿Teléfono? ¿Formulario? ¿E-mail?) > Envío de propuesta > Negociación > Cierre de contrato > Financiero y documentación > Ccliente
Administrar pasos y contactos
Una vez que tenga el proceso estructurado, necesitará mantener la entrada y salida de clientes siempre organizada y fluida.
Para esto, es necesario documentar las etapas de venta y, cada vez que ingrese un nuevo contacto (cliente potencial), actualizar su progreso en estas etapas, hasta que se cierre el trato. Con este tipo de documentación, se vuelve más fácil:
- Identifique en qué punto del flujo de ventas los clientes potenciales están renunciando a cerrar tratos con su oficina;
- Saber cuánto tardan, en promedio, las personas en convertirse realmente en clientes (tiempo desde la maduración hasta la compra);
- Realizar análisis para saber en qué meses se convirtió más, quiénes se comunicaron pero no volvieron a mostrar interés (reactivación de oportunidades), entre otros.
CRM y el software de CRM son diferentes
CRM es la gestión de relaciones con los clientes, mientras que un sistema de CRM es la plataforma que te ayudará a hacer eso, lo que tiene mucho que ver con el tema anterior.
En lugar de realizar un seguimiento de los contactos con hojas de cálculo y otros documentos, el software de CRM puede hacerlo de forma automatizada.
Lo que puede hacer con un sistema CRM:
- Registrar todos los clientes y clientes potenciales en el mismo lugar, manteniendo el historial y asegurando que estos datos no se pierdan;
- Cree los pasos de ventas y actualícelos a medida que avanzan los contactos;
- Organizar a los clientes en categorías cuando se trata de un despacho que trabaja con distintas especialidades (comercial, laboral, derecho de la seguridad social, entre otras);
- Administrar el calendario de citas del equipo de ventas, como presentaciones y reuniones de cierre;
- Analizar los informes que la plataforma crea automáticamente sobre lo sucedido en el día, semana, mes y año;
- Entre otras opciones que varían según la plataforma elegida.
Elegir un sistema de CRM para bufetes de abogados
Para elegir el mejor software de CRM para su firma de abogados, a continuación se presentan algunos factores importantes para tomar una decisión asertiva:
Complejidad del proceso
Ellos existen Sistemas CRM que están enfocados a negocios más complejos que involucran muchos pasos y otros que son más prácticos e intuitivos.
En el caso de los despachos de abogados, la segunda opción puede ser la mejor. Porque aunque el proceso de contratación sea más lento, el flujo de ventas no suele implicar muchos pasos.
Personalización del sistema
priorizar CRM que se pueden personalizar, especialmente las etapas del proceso de venta. Otras características también deben ser consideradas en esta elección, tales como:
- mapa de ventas
- Informes y métricas personalizados
- Documentación de las razones de la pérdida.
- calendario de citas
- Integraciones con otros sistemas de gestión, si su oficina utiliza otras herramientas
- Notificaciones y resumen de tareas
- Segmentación de cartera de clientes
- Historiales de fácil acceso
En definitiva, cuanto más completa sea la personalización, más adaptable será el sistema a su realidad laboral.
Debajo, un ejemplo práctico de cómo funciona la personalización del embudo de ventas en Agendor!
Adaptación al móvil
Con el día a día es importante que la plataforma cuente con una versión app para que tú y tu equipo puede seguir lo que está sucediendo en cualquier lugar.
También es una forma de actualizar los datos más rápido, sin tener que estar en la oficina para hacerlo.
período de prueba gratuito
Es importante probar el sistema para ver si realmente es lo que esperabas y cómo fue la adaptación con él en los primeros días. Así que comienza a priorizar aquellos que brindan un período de prueba.
Para comenzar a estructurar la relación de su empresa con los clientes y el proceso de gestión de relaciones, le indicamos el guía completa para que su empresa implemente CRM con éxito con lectura adicional a esta publicación. ES gratis y los tips son muy fáciles y prácticos de aplicar!