¿Cómo funcionan las cosas en su empresa? ¿Hay varias áreas, cada una responsable de ciertos procesos, o todo lo maneja una sola persona?
Una empresa, por pequeña que sea, suele estar dividida en áreas de actividad. E incluso en una empresa individual o micro, dirigida por una sola persona, siempre habrá una división de tareas, aunque solo sea para que el empresario pueda organizarse mejor.
Independientemente del tamaño de la organización donde se opere, una cosa es cierta: hoy en día, la tecnología y el uso de herramientas de gestión son fundamentales para el funcionamiento de cualquier negocio.
En este contexto, las empresas acaban utilizando diferentes sistemas e incluso hojas de cálculo compartidas para gestionar procesos, almacenar e intercambiar información.
Entonces, influenciadas por la bienvenida proliferación de software SaaS (basado en la nube y ofrecido con un servicio mensual pagado), las empresas tienen diferentes sistemas para cada área.
Un programa de control financiero, otro de CRM, un tercero de automatización de marketing, unas hojas de cálculo compartidas en la nube para determinados procesos, etc.
Al final, la información se dispersa y las áreas no hablan entre sí.
¿Cómo resolver este problema?
Adoptar un sistema ERP, un sistema de gestión integrado.
En este post descubrirás el sistema ERP, qué es y para qué sirve.
ERP: ¿qué es y para qué sirve?
Al contrario de lo que muchos piensan, el ERP no es la marca de una herramienta de gestión empresarial.
ERP, en inglés, corresponde a la expresión Planificación de recursos empresariales.
¿Y qué significa ERP en portugués? El acrónimo se puede traducir como Planificación de recursos empresariales.
Lo cierto es que este nombre aclara muy poco sobre ERP, qué es y para qué sirve.
Podemos decir, directamente, que un ERP es un sistema informático que gestiona toda la información empresarial de forma integrada.
El objetivo es que los gerentes tengan visión y control sobre todos los recursos empleados en la empresa, para administrarlos de la mejor manera. De ahí el nombre: Planificación de recursos empresariales.
Pero es necesario profundizar más para entender verdaderamente un ERP, qué es y para qué sirve.
Mira en este video de Marco Salvo qué es un ERP:
¿Qué es ERP?
El ERP es una herramienta de gestión empresarial que integra toda la información de la organización en un único sistema, fomentando la transparencia, la colaboración entre equipos y el intercambio de datos con el objetivo de proporcionar una mejor toma de decisiones, mejora continua, dos procesos, más eficiencia y eficacia para el negocio.
Diferencias entre ERP y CRM
- CRM se refiere exclusivamente al área de ventas y algunos aspectos de marketing, ERP se ocupa del negocio en su conjunto;
- Un ERP puede tener un módulo de CRM;
- ERP es un conjunto de software integrado, CRM es un software único;
- El objetivo de CRM es aumentar las ventas y la lealtad del cliente, el objetivo de CRM es aumentar la eficiencia del negocio en su conjunto;
- CRM tiene un papel más operativo y táctico, ERP es más estratégico.
Vea a continuación las principales características de un sistema ERP.
Características principales de un sistema ERP
La mejor manera de entender este tipo de sistema, qué es y para qué sirve, es conocer sus características.
Consulta todo lo que algunos de los mejores ERP del mercado pueden ofrecer a tu empresa:
1- Integración de todas las áreas del negocio
Imagina que eres el director financiero de una empresa y necesitas información de facturación mensual.
Lo que sería más ágil y productivo:
- A) Contactar con el departamento de ventas, solicitar permiso para conocer estos datos y esperar a que se envíe por correo electrónico u otro medio o
- B) ¿Simplemente ingresar al sistema ERP y recopilar estos datos en el acto?
¿Tiene clara esta característica de un sistema ERP? Y eso se aplica a la información de cualquier área, desde recursos humanos hasta inventarios, desde producción hasta legal.
2- Actualización en tiempo real
Otra gran ventaja de un ERP es que la información colocada en el sistema está disponible para todos, de forma inmediata.
Entonces, si el gerente financiero mencionado anteriormente está haciendo un informe con los datos que recopiló en la mañana y, al final del día, quiere presentar algo aún más actualizado, todo lo que se ha computado en ese período será estar a su disposición.
Así, los datos son siempre más recientes y más fiables.
3- Fuente de información más confiable
Cuando una empresa utiliza varios sistemas e incluso hojas de cálculo, muchas veces la información de un área no coincide con la de las demás.
Esto puede ocurrir porque hay un doble control, porque los datos no están actualizados o porque se utilizan diferentes criterios de medición.
Cualquiera que utilice un ERP no corre ese riesgo, porque todo está integrado.
¡Pero tranquilo! ¡Aún tenemos más ventajas del ERP para mostrarte!
4- Definición, gestión de indicadores de desempeño y mejora continua
Sin duda, una de las principales funciones de un ERP es ayudar a todos los niveles de la empresa a monitorear sus indicadores de desempeño.
Así, desde el nivel operativo, pasando por el nivel táctico-gerencial hasta el nivel estratégico, todos saben si están dentro de las metas y objetivos del negocio. Y si no lo son, rápidamente toman las medidas necesarias para mejorar los procesos.
Con esto, la mejora continua se hace realidad, ¡gracias a ERP!
5- Visión holística del negocio
Finalmente, el ERP proporciona a la alta dirección de la empresa una visión macro de todo lo que está pasando. Así, se pueden tomar decisiones estratégicas con más agilidad y asertividad.
Además, la planificación estratégica será mucho más rica y precisa.
Quizás incluso te estés preguntando: ¿pero cuánto cuesta un sistema ERP?
De hecho, dependiendo del sistema ERP elegido, puede ser bastante asequible, como es el caso de SaaS. Otras, más complejas, demandan profundos estudios empresariales, personalización y formación.
Todo depende del tamaño de tu empresa. Pero una cosa es segura: un sistema ERP siempre será beneficioso para cualquier negocio.
Este post fue escrito por el equipo de Nfe.io, un sistema de emisión y control de facturas que automatiza tareas aburridas y hace que tu empresa ahorre tiempo, rendimiento y reduzca costos.