En un escenario complejo como el que vivimos, tener una operación comercial fluida y un embudo claro es fundamental para lograr buenos resultados. Por esta razón, es necesario estar constantemente atento a los cuellos de botella de las ventas para identifíquelos lo antes posible y mitigue sus efectos antes de que afecten negativamente la rentabilidad del negocio.
Desafortunadamente, todas las empresas y equipos comerciales están sujetos a la aparición de estos obstáculos y, por lo tanto, tienen que lidiar con ellos. Algunos son más comunes y fáciles de reconocer, mientras que otros son un poco más difíciles de resolver y requieren una postura más enfática o cambios más drásticos en términos de personal, recursos, procesos o estrategias..
Sin embargo, la buena noticia es que puedes contar con un gran aliado para reconocer y corregir estos problemas: el sistema CRM. En este artículo, vamos a hablar sobre los cuellos de botella en las ventas y cómo la herramienta de gestión de relaciones con los clientes puede ayudarlo a identificarlos y combatirlos. ¡Seguimiento!
¿Cuáles son los principales cuellos de botella en las ventas?
Como sabemos, los cuellos de botella en las ventas son dificultades que, de alguna manera, bloquean el flujo comercial e impiden que fluya en todo su potencial, comprometiendo su eficiencia. El gran problema es que estas adversidades no solo perjudican la rutina de ventas, también impactan los resultados a fin de mes e impiden el crecimiento.
Por regla general, estas situaciones están relacionadas con las personas, la forma de trabajar implantada en la organización y las herramientas utilizadas.. Falta de organización en la rutina y priorización de demandas, sobrecarga de profesionales, recursos no funcionales que no cubren las necesidades de los equipos, así como procesos excesivamente burocráticos son algunos factores que pueden dar origen a estos obstáculos en la operación.
Si lo analizamos, es muy común tener una venta “atascada” porque el vendedor tardó mucho en enviar la propuesta por otras tareas o, incluso, una negociación no sale adelante porque depende de otra área, como por ejemplo legales, por ejemplo. Y, cuando estas situaciones son recurrentes, tenemos un cuello de botella que perjudica todo el flujo comercial.
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¿Cuál es la importancia del CRM en el proceso de reconocimiento de cuellos de botella en las ventas?
Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, se enfrentan a cuellos de botella en las ventas en mayor o menor medida. El desafío, por lo tanto, es precisamente mantener un monitoreo constante para identificar posibles obstáculos antes de que causen un daño demasiado grande.
Y para ello es imprescindible, en primer lugar, conoce muy bien tu proceso de venta y segundo, seguir de cerca los resultados para poder notar cualquier pequeño cambio en el rendimiento comercial.
Es por eso que el sistema CRM juega un papel muy importante en el reconocimiento y corrección de cuellos de botella. La plataforma de gestión de relaciones con clientes permite tener una visión completa de la operación en los más mínimos detalles.
A través de él, es posible realizar y observar todo el recorrido de venta, desde el primer contacto hasta el mantenimiento del cliente. Además, CRM también permite monitorear el pipeline de ventas y su evolución en cada campaña o durante la implementación de nuevas estrategias.
¿Cómo identificar cuellos de botella en las ventas antes de que se conviertan en problemas mayores?
Estar al tanto de todo lo que sucede, notar cuando algo no va como se esperaba y tener la perspicacia para detectar cabos sueltos son características importantes de un líder de ventas. Pero, como hemos visto, esta tarea se vuelve mucho más fácil cuando se utiliza un software de CRM.
Sin embargo, no basta con confiar en la herramienta, es necesario saber cómo puede ayudar en el reconocimiento de cuellos de botella en las ventas. En este sentido, vamos a profundizar en algunos puntos cruciales para que, cuando surjan, sean identificados lo antes posible con la ayuda de un buen CRM.
Control sobre todo el proceso de venta
Controlar el equipo de ventas va más allá de saber cuánto se vendió y por qué vendedor. El seguimiento del proceso debe ser completo e incluir todo, desde el registro de clientes, el embudo, la segmentación y todas las etapas del proceso de ventas. Todo esto es muy sencillo de visualizar y monitorear en la plataforma CRM.
Conocimiento sobre el comportamiento del plomo.
Tener claridad sobre el comportamiento de los leads en cada etapa del embudo y conocer los desencadenantes que guían tu toma de decisiones también te permite identificar más fácilmente algunos tipos de cuellos de botella en las ventas.
Al saber cómo se comportan, es posible predecir sus próximas acciones y también definir cómo y en qué plazos debe actuar el vendedor para cerrar el trato.. Así, cuando algo no sale según lo planeado, también será más sencillo identificar el motivo de la pérdida, que puede ser la falta de seguimiento o una demora muy grande entre el envío de la propuesta y el cierre de la venta, por nombrar un pocos ejemplos
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Análisis de los datos menos obvios
Otro factor que influye en la identificación más rápida de los cuellos de botella es la definición de los KPI que se van a analizar. Sin embargo, sucede que muchos gerentes son solo superficiales y miden la productividad solo en función de la cantidad de propuestas enviadas y el volumen de ventas realizado.
Sin embargo, existen otros datos menos evidentes que pueden revelar problemas en la operación de venta y que por tanto también es necesario seguir de cerca. Y lo mejor: también es información a la que se puede acceder en los informes del sistema CRM. La cantidad de correos electrónicos intercambiados o la duración de las llamadas son buenos ejemplos de datos que pueden ocultar alguna dificultad que requiere atención.
Consejos para evitar o corregir cuellos de botella en las ventas con la ayuda del sistema CRM
A partir del análisis de los datos disponibles en la plataforma CRM, es posible tener varios insights relacionados con la gestión de ventas y el enfrentamiento de cuellos de botella que puedan estar perjudicando sus resultados.
Además de los puntos de atención para encontrar posibles obstáculos en la operación, también preparamos consejos sobre cómo corregir o incluso prevenir hechos que pudieran bloquear o entorpecer las ventas.
1. Organizar y optimizar procesos
Como mencionamos, muchos cuellos de botella en las ventas son consecuencia de la falta de organización de la rutina del vendedor y la sobrecarga del equipo. La automatización de procesos ayuda mucho en este sentido, ya que te permite optimizar muchas actividades, como activar notificaciones de tareas y programar correos electrónicos de seguimiento, por ejemplo.
2. Concéntrese en la calidad del cliente potencial
Más que centrarse en la cantidad, céntrese en la calidad de los clientes potenciales que ingresan al embudo de ventas. Aumentar el volumen de contactos entrantes sin preocuparse por calificarlos de antemano puede causar cuellos de botella, después de todo, los vendedores invertirán su tiempo en tratos con bajo potencial de cierre.
3. Controla los resultados diariamente
Como ya hemos señalado, el control de métricas relacionadas con el proceso de venta necesita ser diario, al fin y al cabo, la operación comercial es muy dinámica y en cada momento hay nuevos eventos que necesitan ser evaluados.
Además, también es importante tener un control comparativo de los resultados semanales y mensuales. Con CRM estos informes se generan de forma automática, es decir, no hay excusa para no tener este control.
4. Realizar capacitaciones enfocadas en cuellos de botella de ventas
Después de identificar los cuellos de botella que bloquean tu flujo de ventas, es necesario actuar para impulsar las mejoras necesarias y, para ello, es importante involucrar al equipo comercial.
La capacitación centrada en los problemas identificados suele ser muy eficaz y da como resultado una operación más eficiente. Por lo tanto, es fundamental realizar entrenamientos de este tipo con regularidad para, de hecho, promover cambios de comportamiento positivos que se reflejen en los resultados.
Vea también: Gestión de clientes potenciales: una guía completa para la gestión eficaz de clientes potenciales
El control del embudo de ventas es clave
¿Dominas tu embudo de ventas o estás dominado por él? Como hemos visto, tener el control de la operación es fundamental para reconocer y actuar rápidamente cuando algo no va bien. Y este seguimiento completo de todo lo que sucede solo es posible con la ayuda de una buena plataforma de CRM.
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