La comunicación es clave en cualquier aspecto de la vida que se te ocurra y nada funciona sin ella. Este intercambio de información funciona para varias funciones que incluyen; hacer el trabajo, dar retroalimentación, dar a conocer nuevos desarrollos, entre otros. En una organización, la importancia de la comunicación en un organización tiene que ser sistemático y eficaz. Funciones básicas en una organización para gerentes en gran medida en la comunicación efectiva y la importancia de la comunicación en la organización empresarial. Planificar, organizar, liderar y controlar se encuentran entre algunas de estas funciones.
La comunicación en una organización se puede subdividir en dos tipos, a saber; comunicación descendente - el flujo de información desde un nivel superior en una organización a los subordinados - y comunicación ascendente - el flujo de información de los subordinados a los gerentes.
Comunicación descendente en una organización
Este nivel de comunicación ayuda a los gerentes a realizar sus trabajos y responsabilidades. Implica dar instrucciones para la ejecución e implementación de planes en cualquier nivel bajo su dirección. La creación de comunicaciones concisas y el mantenimiento de un tono respetuoso ayudan a garantizar una comunicación descendente eficaz; También es importante asegurarse de que los empleados comprendan claramente la información.
Comunicación ascendente en una organización
Este flujo ascendente de información desde los niveles inferiores de una jerarquía a los niveles superiores ayuda a los empleados a dar retroalimentación a los superiores, expresar sus requisitos, ideas y sentimientos. Estos son importantes en una organización porque las personas en los niveles inferiores de la jerarquía son verdugos del proceso de producción y sus voces deben ser escuchadas.
Dado que tratamos la comunicación como la base de la planificación, toda la información esencial relativa a la dirección que una organización desea tomar y los resultados deseados debe comunicarse a los gerentes. Dotado de esta información, los administradores son los encargados de comunicar los planes para su implementación. La organización también requiere una comunicación eficaz con los demás sobre su tarea laboral. De manera similar, los líderes como gerentes deben comunicarse de manera efectiva con sus subordinados para lograr los objetivos del equipo. No es posible controlar sin una comunicación oral y escrita.
Los gerentes suelen estar en medio de todo el proceso de comunicación y gran parte de su tiempo se dedica a la comunicación; cara a cara o por teléfono con sus superiores, subordinados, compañeros, clientes o proveedores. Los gerentes también utilizan la comunicación escrita en forma de cartas, informes o memorandos cuando la comunicación oral no es factible. Algunos han desarrollado una definición "la comunicación eficaz es un componente básico de las organizaciones exitosas", lo que significa que es el elemento vital de cualquier organización.
¿Por qué es importante la comunicación en el lugar de trabajo y en la organización?
Echemos un vistazo a algunos puntos clave en la importancia de la comunicación en una organización:
- Motivación- Los empleados necesitan motivación para trabajar más duro y ejecutar sus deberes sin dolor. La comunicación promueve esta motivación donde los gerentes se encargan de informar y aclarar a los empleados la tarea a realizar, la forma en que la están realizando y cómo mejorar su desempeño si no está a la altura. Esto, si se hace de manera objetiva, mejora la producción.
2. Toma de decisiones- La toma de decisiones en una organización no es un fenómeno de la noche a la mañana, sino un proceso, ya que involucra una gran cantidad de factores y puntos de vista alternativos. En este sentido, la comunicación facilita el flujo de información, gobernanza y control entre los miembros de la organización para el proceso de toma de decisiones, ya que ayuda a identificar y evaluar cursos de acción alternativos.
3. Cultivar actitudes positivas La comunicación también juega un papel crucial en el cultivo de actitudes positivas entre los miembros de la organización. Por ejemplo, una persona bien informada tendrá una actitud más positiva que una menos informada. Los líderes deben considerar revistas, diarios, reuniones y otras formas de comunicación oral y escrita que ayuden a moldear las actitudes de los empleados.
4. Socializar Como dice el viejo adagio, "Ningún hombre es una isla", la gente necesita crear relaciones y los compañeros de trabajo no son una excepción. En la vida de hoy, la única presencia de otro individuo fomenta la comunicación. Para que se logren las relaciones sociales, la comunicación lo facilita.
5. Estructura- La estructura es la columna vertebral de cualquier organización. Determina cómo los empleados se comportan y se relacionan entre sí en el mismo nivel y, lo más importante, observa las pautas jerárquicas. La comunicación ayuda en el proceso de controlar el comportamiento de los miembros de la organización de todas las formas necesarias.
Hay varios niveles de jerarquía que muestran la importancia de la comunicación en una organización, principios y pautas que los miembros deben seguir. Cumplimiento de las políticas organizacionales, desempeño efectivo de los roles respectivos y comunicación de cualquier problema laboral y reclamo a los superiores; están todos entre estructura pero solo pueden llevarse a cabo mediante una comunicación eficaz. Por tanto, la comunicación es una herramienta fundamental en lo que respecta a la función controladora de la gestión.
“Un sistema de comunicación eficaz y eficiente requiere competencia gerencial en la entrega y recepción de mensajes. Un gerente debe descubrir varias barreras a la comunicación, analizar las razones de su ocurrencia y tomar medidas preventivas para evitar esas barreras. Por lo tanto, la responsabilidad principal de un gerente es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz en la organización ".