- – Llame al Dr. Ferraz, por favor, quiere hablar con usted sobre ese parto urgente. – dice el director comercial.
- – ¿Dr. quien? ¿Qué entrega? – responde el vendedor.
- – Dr. Ferraz, de Autopeças Ferraretto, su número de teléfono está en el diario, o en esa hoja de cálculo en la computadora de Almeida.
- – ¡Almeida! – grita un vendedor al otro – ¿Conoce a algún Dr. Ferreira, de Autopeças Ferrazzeto?
Sí, parece un episodio de alguna serie de comedia estadounidense, pero en realidad es la realidad del departamento de ventas de algunas empresas.
Sin un control efectivo sobre los registros de sus clientes, recurren a agendas en papel y hojas de cálculo de Excel, generando mucha confusión o, peor aún, pérdidas de ventas.
En este artículo, le daremos algunos sugerencias de mejora para una empresa que ha crecido y necesita adaptarse a la nueva herramientas estratégicas disponibles en el mercado, como los sistemas CRM, por ejemplo.
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Descubre otras herramientas que pueden ayudar a tus ventas: Encuesta de satisfacción del servicio: comprenda los beneficios para su negocio
CRM: el registro de clientes es solo el comienzo
Muchos de los problemas de una empresa a la hora de relacionarse con sus clientes están ligados a la falta de comunicación entre sectores y empleados, así como a los obstáculos en la recopilación y el intercambio de datos importantes sobre su cartera de clientes.
Para ello, las herramientas de CRM han sido cada vez más decisivas a la hora de incrementar las ventas y productividad de un negocio.
Pero, ¿sabía que contar el software CRM solo para el registro de clientes no tiene ningún sentido? Comprenda las razones y sepa qué características debe buscar en un software que realmente lo ayude a administrar su relación con los clientes.
Así, evitarás el tipo de diálogo que describíamos al principio de este post, además de aumentar considerablemente la satisfacción de tus clientes y, en consecuencia, la conversión de ventas y la lealtad del cliente.
Principales ventajas de un sistema CRM y registro de clientes
Realizar el registro de forma manual o incluso a través de programas como Excel no son opciones funcionales y mucho menos productivas para una empresa.
Esta forma casi arcaica es muy propensa a errores de recopilación, además de compartir obstáculos y actualizaciones difíciles. Después de todo, imagina lo poco práctico que es enviar datos de un sector a otro a través de hojas de cálculo, por ejemplo.
Con los transformación digital, han surgido nuevas opciones para hacer que tareas como esta sean mucho más fáciles de realizar.
Estas son algunas de las ventajas que puede proporcionar un registro de cliente en CRM:
1. Información centralizada
Mantener el registro centralizado de clientes facilitará la integración de datos, así como su compartición entre los departamentos de la empresa.
Así, los errores de comunicación y la lentitud para compartir archivos entre empleados se solucionarán de forma práctica y sencilla con un registro de clientes en el CRM.
Además, las actualizaciones de datos pueden ser más rápidas, se facilitará el contacto entre el equipo y mucho más colaborativo, ocurriendo en tiempo real.
2. Registro de información
Al dar de alta a los clientes a través de CRM, se registrarán los datos más variados y relevantes sobre los mismos.
- ¿Quiere saber qué productos compró una empresa en particular?
- ¿Y en qué cantidades?
- ¿Se detectó alguna insatisfacción?
¡Todo estará debidamente almacenado! Un buen CRM debe registrarse hasta el correos electrónicos intercambiados con cada cliente.
Así, la toma de decisiones y la creación de estrategias serán más seguras y asertivas, ya que contarán con información esencial sobre la relación con sus clientes.
3. Mejora de las relaciones con los clientes
Al recopilar y mantener un registro centralizado de la información de los clientes, será posible detectar comportamientos, preferencias y especificidades de cada uno de ellos. Así, al conocer en profundidad a cada cliente, la empresa podrá apostar por la mejor manera de relacionarse específicamente con él, ofreciendo la solución que su empresa realmente necesita, en el momento adecuado ya un precio asequible.
4. Aumentar la credibilidad de la empresa en el mercado
La información y la organización marcan la diferencia. Y no se deje engañar pensando que los clientes no pueden ver estas cualidades en una empresa.
Después de todo, cuando los empleados tienen acceso al registro de un cliente en un sistema CRM, tienen toda la información que necesitan para garantizar un servicio eficiente. Sin olvidar reuniones ni tener dudas sobre las especificaciones de un pedido. ¡Todo está debidamente registrado!
La calidad de los servicios prestados aumenta y esto se refleja en la percepción que sus clientes tienen de su empresa.
Así, con soluciones más ágiles y precisas, el credibilidad de la empresa aumenta frente a su audiencia, así como sus niveles de satisfacción.
5. Facilitar la gestión de equipos
Con un CRM equipado con registros de clientes, también se almacena información relacionada con la eficiencia del equipo de ventas.
Será posible analizar los resultados de los vendedores, medir su productividad y ver si se están logrando las metas individuales.
Además de facilitar la percepción de qué métodos y técnicas de venta que aplica el equipo a la hora de vender están siendo más productivos, también será posible definir premios e incentivos para los empleados que demuestren mejores resultados.
Echa un vistazo a algunas sugerencias sobre esto: Distintos premios de incentivos para cada perfil de equipo de ventas
¿Qué debe tener un buen CRM y software de registro de clientes?
Como habrás notado, el papel del CRM en una empresa es precisamente facilitar la gestión de las relaciones con los clientes y, en consecuencia, mejorar los resultados de su negocio.
La idea es conocer profundamente a los clientes para ofrecerles exactamente lo que más necesitan. Esto solo es posible con mucha información y facilidad para acceder a estos datos.
Pero las facilidades que brinda el registro de clientes en CRM son solo la punta de este iceberg.
Descubre las otras características imprescindibles a la hora de contratar una buena herramienta de gestión comercial:
- Sistema basado en la nube: Es muy importante buscar una opción de CRM que opere en la nube. Así, no sólo se tiene la garantía de que nunca se perderán todos los datos de la empresa, sino que se facilitará el acceso a la información, esté donde esté la persona, a través de la web. Además, no tendrá que instalar programas en sus computadoras ni preocuparse por los límites de almacenamiento, las actualizaciones y las copias de seguridad.
- Historial de clientes: ofrecer un registro de todo lo ocurrido entre la empresa y cada cliente. Al fin y al cabo, es a partir de la información registrada que CRM realmente puede ayudar a descubrir alternativas para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes, ofreciéndoles siempre lo que más quieren y necesitan.
- Seguridad de datos: buscar opciones que aseguren que el medidas de seguridad se ofrecerá, después de todo, proteger los datos de una empresa es fundamental.
- Mapa de ubicación del cliente: tener una función que indique la ubicación de tus clientes en un mapa te facilitará rastrear las mejores rutas para visitas e incluso entregas.
- Recordatorios de seguimiento: busque funciones que eviten olvidar las citas registradas con los clientes, como calendarios y recordatorios de reuniones y tareas enviados diariamente.
- Acceso remoto por dispositivos móviles: opte por un software que brinde acceso al programa no solo a través de navegadores web, sino también para versiones de teléfonos inteligentes, y preferiblemente también funciona sin conexión. Así, se facilitará la movilidad de acceso y podrás consultar datos en tiempo real, cuando y donde quieras.
Y ahora, ¿preparado para mejorar la productividad de tu empresa a través de un registro de clientes en CRM y evitar escenas embarazosas como las descritas al principio de este post?
Mire este video y vea más ventajas de un buen sistema de CRM. Entonces descargue nuestro libro electrónico gratuito: Cómo usar Agendor para llegar a tus mejores clientes
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