Toda empresa necesita dirección, eso es un hecho. Y, existen varias formas de hacer esta gestión, debido a las más variadas formas de control necesarias para mantener los procesos siempre funcionando de manera efectiva.
Por ejemplo, una empresa que necesita control de inventario debe implementar una forma de controlarlo. Una empresa que necesita administrar el tiempo y los procesos de los empleados necesita otro tipo de control.
Una dificultad encontrada es que, muchas veces, se deben utilizar varias herramientas de gestión juntas.
¿Pero como hacerlo? ¿Qué tipo de control elegir? ¡Consulta aquí cómo usar un ERP y un CRM juntos!
¿Qué es un ERP?
ERP es el acrónimo de Planificación de recursos empresariales, es decir, es un sistema integrado de gestión empresarial. Su función principal es automatizar los procesos de gestión de una empresa. Dicho software integra varios sectores. Son ellos:
- Financiero;
- Flujo de caja;
- Inventario;
- Producción;
- Ventas;
- Emisión de facturas;
- emisión de billetes;
- Informes fiscales.
Ventajas de un ERP
Los beneficios que aporta un ERP a una empresa son muchos. Al tener todos estos sectores integrados, facilita una visión más amplia de todo lo que sucede en varios sectores de esta empresa.
Pero la razón principal para contratar un ERP es que reduce el retrabajo, lo que significa que se reduce el tiempo que normalmente se dedica a las actividades operativas. Esto se debe a que todos los procesos están automatizados e integrados.
Por ejemplo, cuando alguien ingresa una venta al sistema, automáticamente reconoce que un producto ha sido retirado del stock. Por lo tanto, calcula y mide esta información en informes de productos, ventas y otros datos.
También en flujo de cajase ingresa el valor del producto vendido, y si por ejemplo se paga en cuotas, el sistema calcula cuando se ingresará el valor de cada cuota, entre otros datos.
De esta forma, tanto se aumenta la productividad como se optimiza la comunicación entre sectores.
¿Qué es un CRM?
CRM es un acrónimo que significa Gestión de la relación con el cliente. En otras palabras, un CRM es un administrador de relaciones con los clientes. Esto quiere decir que, utilizando este tipo de sistema, es posible gestionar y tener conocimiento de diversa información sobre leads, prospectos y contactos que ya cerraron ventas con tu equipo.
Este software guarda datos como nombre, e-mail, teléfono, así como el tamaño de la empresa, redes sociales o lo que sea necesario saber de este cliente.
A partir de tu registro en el CRM, es posible conocer tu perfil de comportamiento. Es decir: fecha de la última compra, productos adquiridos, cómo fue la negociación, etc.
Basándose en este conocimiento, el CRM puede filtrar cuáles de estos clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en clientes. Y si eso sucede, también puede administrarlos allí y obtener información sobre sus ventas.
Ventajas de un CRM
Al igual que un ERP, un CRM aporta varias ventajas a una empresa. Entre ellas:
- La relación con el cliente se vuelve más ágil y sencilla
- Puedes entender mejor tu comportamiento de compra
- Se tiene mayor control sobre el proceso de negocio, con reportes y tableros de indicadores
- Es posible entender qué se debe hacer en el momento adecuado de cada etapa del proceso de venta
Cómo usar un ERP y un CRM juntos
El principal problema que soluciona el uso conjunto de un ERP y un CRM es la falta de comunicación entre sectores.
Y no estamos hablando de gente que no habla. Pero eso sí, de sectores que necesitan una mayor integración. Y, a partir de esta integración entre los sistemas, se pueden aprovechar al máximo algunos recursos.
Para hacer esto, ambos deben estar completamente actualizados. Por lo tanto, es necesario importar y exportar datos de uno a otro, o adoptar herramientas de integración que ya hacen este proceso de forma automatizada.
Así, teniendo a mano tanto la información del potencial cliente con él (obtenida a través del CRM) como los datos de stock, flujo de caja y teniendo más fácil la emisión de notas y comprobantes, el sector comercial puede cerrar ventas de una forma más ágil.
Ventajas de usar un ERP y un CRM juntos
Cuando pensamos en utilizar un ERP y un CRM juntos, el primer pensamiento puede ser las adversidades que puede traer el proceso de integración e inserción de los mismos en la empresa.
Sin embargo, este proceso es mucho más sencillo de lo que parece. Además, por supuesto, de las siguientes ventajas:
- Aumenta la organización de los procesos: Esta parte muestra mucho cómo se deben alinear el marketing y el comercial. Con un proceso estructurado, el desempeño se vuelve estándar y lineal, trayendo más eficiencia a la operación.
- Mayor productividad: El uso de sistemas para este tipo de control hace que se recupere el tiempo perdido con la actualización de hojas de cálculo. Esto puede traer aún más beneficios a la empresa y al empleado, que puede utilizar este tiempo para otras actividades más estratégicas.
- Aumenta la comprensión del recorrido del cliente: Conocer las etapas por las que ha pasado el cliente permite desarrollar campañas y promociones en base a esta trayectoria. Además de saber qué funciona mejor con su cliente, también puede obtener más información sobre su público objetivo y su persona.
- Mejora el conocimiento organizacional: Junto con optimizar el tiempo, el uso conjunto de un ERP y un CRM hace que los sectores y equipos mejoren la relación. Esto puede suceder porque los procesos burocráticos y los errores no ocurren con frecuencia.
- Reducción de costos: Las hojas de cálculo y los cuadernos son gastos que tu empresa no necesita tener. Y no estamos diciendo que los precios pagados por ellos sean caros, sino el precio pagado en el tiempo por la falta de eficiencia que aportan. Con el retrabajo necesario y la alta tasa de error que puede ocurrir, su empresa pierde dinero.
Consideraciones finales
El uso conjunto de un ERP y un CRM te permite solucionar los problemas de tu empresa, que antes de la implantación de ambos sería difícil.
Entre ellos, el tiempo dedicado a procesos tediosos, y la integración de todos los sectores de la empresa, que se vuelve más fácil, entre otros. Esta integración también hace que su cliente pueda tener una mejor y más fácil experiencia, sin esperar demasiado para realizar una compra, por ejemplo.
En otras palabras, cuantas más formas de solucionar los problemas que aún existen en su empresa, más rápido se atenderán las necesidades de sus clientes, mejorando el proceso de compra y la relación con ellos.
Este texto fue escrito por el equipo eManagerel ERP que ayuda a tu empresa a controlar las finanzas, el stock, la producción, las facturas e incluso la emisión de albaranes!